La utilidad de un profesiograma: 6 pasos para elaborarlo

Tienes una entrevista con un candidato en 10 minutos. Has hecho un listado rápido de las especificaciones de la vacante ofertada y de las preguntas que le harás. Una vez finalizada la entrevista te das cuenta de que te has saltado una pregunta importante o que se te olvidó verificar algo relevante para la vacante, por lo que inviertes más tiempo persiguiendo al candidato con llamadas y correos para obtener la información que te falta. 

Luego, llega el momento de comparar las anotaciones que has hecho durante la entrevista con las que hiciste en entrevistas a otros candidatos y te pierdes entre las distintas respuestas y nuevas revisiones de sus currículums. ¿Te ha pasado alguna vez?

Si ahora te preguntas cuál es la utilidad de un profesiograma, podemos decirte que puede ahorrarte persecuciones innecesarias y permitirte optimizar al máximo el tiempo que dedicas a las entrevistas y a la selección de candidatos. En este artículo te contamos en detalle qué es, para qué sirve y cómo crear el tuyo en 6 pasos.

Qué es un profesiograma y cuál es su utilidad

Un profesiograma no es más que una representación en forma de gráfico o tablas de un perfil profesional. Este documento se encargará de agrupar, en forma de resumen, la organización de un puesto de trabajo, así como las habilidades y aptitudes que hacen falta para desempeñar dicho trabajo. 

Se trata de una herramienta muy útil en el área de recursos humanos, ya que gracias a ella el responsable de selección podrá saber cuáles son las características que debe tener un candidato de manera visual. Además, es un documento muy eficaz, ya que te permite ser objetivo y evitar caer en sesgos discriminatorios, así como tener muy claro lo que debes buscar en cada candidato.

Qué objetivo cumple un perfil profesiográfico

Cuando gestionas una vacante pero no sabes exactamente qué hay que buscar es inevitable perderse, por eso el primer paso es definir con acierto el perfil del candidato y los criterios de búsqueda. Hay que hacer una indagación y análisis profundo cuando se quiere reclutar el talento adecuado para el puesto ofertado. 

Si no quieres romperte la cabeza en el proceso de selección y deseas encontrar el perfil ideal con mayor rapidez y garantía de éxito, te recomendamos acudir a una consultoría especializada en la captación de talento para que haga un profesiográfico adecuado y lleve a cabo todo el proceso de reclutamiento por ti.

El profesiograma, por lo tanto, proporciona un sistema para definir un puesto de trabajo con precisión y evaluar si las candidaturas se acercan o alejan de esta definición. De todas las que se acerquen más al perfil, se hará una selección, consiguiendo así una mayor productividad en el proceso. 

Esta herramienta no solo se usa para evaluar los perfiles según su desempeño, sino que también permite ver si los candidatos que se presentan se adaptan o no a los valores de la empresa. En realidad, con el profesiográfico puedes establecer los criterios que desees, solo hay que incluirlos en el gráfico o tabla y asignar un valor, como te mostraremos más adelante.

Por otro lado, este documento permite que la selección sea más objetiva, eliminando criterios guiados por el género, la edad, la nacionalidad… Esto también puede incluirse dentro de los valores de la empresa, así como en los planes de igualdad de oportunidades para todos los candidatos que tengan un perfil adecuado al puesto.

Tipos de profesiogramas

Los profesiogramas se podrían dividir en dos tipos, según la búsqueda que quieras hacer:

  • Profesiograma por factores: Se incluyen todas las características del puesto de trabajo, tanto los aspectos físicos como los psicológicos o de personalidad, y también las aptitudes imprescindibles para realizar las distintas tareas que requiere el puesto.
     
  • Profesiograma por competencias: Su uso es más frecuente en procesos de selección y se enfoca en establecer las habilidades y conocimientos del trabajador. Este tipo de profesiograma también permite determinar si el candidato será capaz de aplicar su formación para resolver los posibles problemas que surjan en el lugar de trabajo. 

Ahora puede que te estés preguntando cómo se elabora un profesiograma. A continuación te mostramos cómo crearlo desde cero.

Cómo crear un profesiograma

Antes de empezar, ten en cuenta que el profesiograma no es un documento cerrado. Hay que adaptarlo a cada proceso de selección y a los intereses o necesidades de tu empresa. Por ello, la extensión del profesiograma variará dependiendo del puesto de trabajo a cubrir. Si el perfil del puesto es muy complejo, tu profesiograma tendrá más ítems.

En términos generales, al hacer este documento debemos tener claros los puntos que conforman el análisis de la profesión y detallar las características que debe reunir el candidato para cubrir la vacante ofertada. 

Te recomendamos crearlo en una hoja de cálculo, ya que con esta herramienta te resultará más fácil establecer métricas y comparar los candidatos. Una vez definidos los apartados y subapartados para clasificar las características del candidato ideal, deberás establecer los métodos de puntuación que más te convengan para cada uno (grados, niveles, puntuación…).

A continuación, te proponemos 6 pasos a seguir para crear tu profesiograma:

1. Dividir tareas

Primero de todo, hay que dividir y definir todas las tareas que son necesarias para desempeñar el puesto ofertado, asignando a cada una la competencia que se requiere para llevarla a cabo. Por ejemplo, si el puesto es de ingeniero de diseño de producto, podrías añadir tareas como “diseño de maquinaria y piezas de fabricación”, “elaboración de listas de materiales para la compra/fabricación”, “elaboración de la documentación técnica”, “visitas de instalaciones in-situ”, etc.

Se trata de listar todas las funciones que tendrá en el puesto en una tabla y dejar unas celdas libres para marcar las que el candidato sabría realizar. 

2. Especificar formación

Escribe en el documento todos los estudios, titulaciones, conocimientos y capacidades que se precisan, también puedes pensar cuáles podrían ser un plus. 

Por ejemplo, si la oferta es para ingeniero informático bilingüe, los valores a tener en cuenta en este apartado podrían ser: disponer de un grado de ingeniería informática, titulaciones relacionadas con los análisis de datos o el desarrollo de procesos de IA, un máster de ingeniería informática e, incluso, tener titulaciones de inglés. En este caso, tener una titulación en análisis de datos sería el plus. 

3. Enumerar las habilidades blandas (soft skills)

Teniendo en cuenta el puesto de trabajo, haz una lista de todas las habilidades blandas (también conocidas como soft skills) que debe tener el candidato. Por ejemplo, si la vacante es “líder de proyectos”, el candidato deberá dominar la comunicación y demostrar habilidades de liderazgo, como es la capacidad de motivación y gestión de un equipo, paciencia, etc.

4. Determinar grados de experiencia

Debes determinar qué grados de experiencia son necesarios para el correcto desempeño del trabajador en el puesto ofertado; si es necesario que tenga experiencia en el sector o simplemente en un puesto con funciones similares. 

Por ejemplo, si la vacante es para un puesto de director de ventas, en el documento puedes añadir diferentes casillas donde determinar si sus antiguos trabajos son similares o no al puesto ofertado. En este apartado te recomendamos dejar un espacio en blanco para poder escribir notas como los nombres de los puestos de trabajo donde ha estado. 

5. Aspectos de personalidad

En este caso debes tener muy claro cómo ha de ser el perfil psicológico del candidato. Nos referimos a aspectos tan personales como la sinceridad y la iniciativa, los cuales variarán mucho dependiendo del puesto ofertado. Haz una lista con todos los rasgos de personalidad que debería tener el candidato ideal, y al lado dos columnas para indicar si los tiene o no. 

6. Otros

Dependiendo de la vacante, puede que necesites incluir otros ítems como las oportunidades de promoción en el puesto o las opciones de desarrollo personal. Si, por otro lado, la oferta de empleo tiene más especificaciones, como, por ejemplo, la obligación de viajar al extranjero o teletrabajar, entonces puedes añadirlas en este apartado.

¿Por qué es útil contar con un profesiograma?

Optimizarás el proceso de búsqueda

Dicen que el tiempo es oro y con esta herramienta vas a poder disminuir drásticamente tu inversión temporal en el proceso de selección. Gracias al proceso de realización del profesiograma, la empresa podrá confeccionar el modelo de aspirante que está buscando.

De esta forma, no solamente los anuncios de las vacantes que gestionas serán más claros y efectivos, sino que el proceso de selección será más dinámico y preciso, ya que tendrás a mano toda la información necesaria para determinar si el candidato cumple o no con los requisitos del perfil, y elaborar un ranking de candidatos a través de las puntuaciones obtenidas en las métricas más importantes.

Disminuirás la tasa de rotación

Dar con la persona ideal significa que el nuevo empleado no solamente será adecuado profesionalmente para desarrollar todas las tareas requeridas en su puesto, sino que, además, se adaptará perfectamente al grupo ya establecido, a la cultura, a los valores y, en definitiva, al total de la empresa.

Esto disminuirá de manera significativa la probabilidad de que el nuevo trabajador se vaya, ya que si el profesiograma y el proceso de selección se han hecho correctamente, sus valores e intereses estarán alineados con los de la empresa.

En resumen, podríamos decir que el profesiograma es una herramienta muy útil para valorar el nivel de adecuación de un empleado o futuro empleado al puesto de trabajo, y de esta manera conseguir un mayor rendimiento y productividad del departamento de recursos humanos en la empresa. ¿Lo has implementado ya en tus procesos de selección?

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