Comment licencier un employé de manière constructive

Avez-vous déjà eu à communiquer un licenciement à un membre de votre équipe ? C’est une situation difficile pour la personne concernée, pour vous et pour l’ensemble de la société. C’est pourquoi il est essentiel de savoir comment licencier un employé de manière constructive. C’est la seule façon de normaliser la situation et d’éviter qu’elle ait un impact négatif sur les parties concernées.

Pourquoi il est important de licencier de manière constructive

Comme l’a écrit le poète espagnol Antonio Machado :

“Bien faire les choses est plus important que les faire ».

De nombreuses raisons devraient inciter les organisations à humaniser tous les licenciements de leurs employés.

  • Sentiment collectif : Les organisations professionnelles sont des groupes humains qui tendent à avoir une cohésion fonctionnelle et émotionnelle interne. Les licenciements sont traumatisants pour les équipes, surtout lorsqu’ils touchent des individus qui ont une grande valeur dans le groupe. La manière dont nous annonçons ce genre de nouvelles peut nuire à la confiance et à la motivation des collègues de la personne licenciée.
  • Image d’entreprise : Elle est essentielle pour toute organisation ou entreprise, car elle détermine dans une large mesure ses chances de réussite commerciale. Cette réputation dépend de tout ce que nous faisons, y compris de la manière dont nous licencions les personnes. En effet, les opinions des personnes peuvent devenir virales et générer du négatif pour la valorisation globale de l’entreprise. Encore plus aujourd’hui, alors que les réseaux sociaux ont un niveau de diffusion imprévisible.
  • Portes ouvertes: Dans de nombreux cas, la nécessité de licencier n’est que temporaire et il est conseillé de préserver la possibilité d’une seconde relation professionnelle. Vous ne savez jamais si cet employé pourrait vous être utile à l’avenir. D’autre part, il se peut qu’il croise à nouveau notre chemin en tant que client, fournisseur, collaborateur ou autorité sectorielle. En général, il vaut mieux construire des ponts que de les dynamiter.
  • Empathie et tact : D’un point de vue humain, nous ressentons le besoin de le faire de la manière la plus gentille et la plus positive possible. Les relations interpersonnelles influencent le bonheur individuel et il n’est jamais agréable de transmettre une mauvaise nouvelle. Par conséquent, si vous êtes en mesure de gérer cette tâche correctement, vous vous sentirez mieux.
  • Sentiment collectif : Les organisations professionnelles sont des groupes humains qui tendent à avoir une cohésion fonctionnelle et émotionnelle interne. Les licenciements sont traumatisants pour les équipes, surtout lorsqu’ils touchent des individus qui ont une grande valeur dans le groupe. La manière dont nous annonçons ce genre de nouvelles peut nuire à la confiance et à la motivation des collègues de la personne licenciée.
  • Image d’entreprise : Elle est essentielle pour toute organisation ou entreprise, car elle détermine dans une large mesure ses chances de réussite commerciale. Cette réputation dépend de tout ce que nous faisons, y compris de la manière dont nous licencions les personnes. En effet, les opinions des personnes peuvent devenir virales et générer du négatif pour la valorisation globale de l’entreprise. Encore plus aujourd’hui, alors que les réseaux sociaux ont un niveau de diffusion imprévisible.
  • Gestion des talents : Attirer et retenir les talents est essentiel pour réussir. Les entreprises sont en concurrence pour recruter les professionnels les plus qualifiés et les plus efficaces. L’ambiance de travail est l’un des facteurs qu’ils ont tendance à valoriser lorsqu’ils choisissent entre les deux. Les licenciements constructifs contribuent au climat positif qu’ils recherchent.

Brève réflexion sur les types de licenciement

Avant d’entrer dans le cœur du sujet, nous souhaitons résumer rapidement les types de licenciement les plus courants. Chaque catégorie a ses propres caractéristiques et circonstances, et aucun licenciement ne se ressemble.

Nous vous encourageons à réfléchir au contexte de chaque type. Et, bien sûr, de recueillir des informations complémentaires, légales et réglementaires, avant de définir votre stratégie pour les réaliser.

Il existe trois catégories principales :

Licenciement objectif : Il a lieu pour des raisons indépendantes de la volonté des parties. Par exemple, une crise du marché qui réduit le chiffre d’affaires de l’entreprise et nécessite une réduction de la charge de travail.

Licenciement disciplinaire : Il résulte d’une faute grave commise par le salarié, qui n’a pas respecté les conditions de son contrat. Ce serait le cas de l’absentéisme injustifié continu, de la désobéissance ou de la fourniture d’informations à la concurrence. En cas de réclamation, la loi peut considérer le licenciement comme nul, juste ou injuste.

Licenciement collectif : Il concerne de nombreux professionnels de l’entreprise en même temps et est justifié par des critères techniques, financiers, d’organisation ou de production.

Évidemment, le contexte et les facteurs de chaque cas établissent un cadre relationnel différent que vous devez prendre en compte. Ainsi, le licenciement collectif trouve généralement des professionnels plus conscients du risque réel de licenciement, ainsi que concernés et sensibilisés en tant que groupe humain. D’autre part, le licenciement disciplinaire se déroule généralement dans un cadre relationnel difficile et conflictuel, c’est pourquoi sa gestion idéale nécessite un leadership d’entreprise consolidé.

Comment licencier un travailleur légalement : réglementation et technicités

À ce stade, il ne suffit pas d’être conscient de l’importance de licencier nos employés de la manière la moins traumatisante possible. Il est nécessaire d’être clair sur la manière de le faire.

Quelques questions juridiques et techniques préliminaires

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des critères et principes opérationnels, techniques ou juridiques à prendre en compte :

  • Pour préserver le bon climat organisationnel, il est important de communiquer la nouvelle le plus tôt possible. Les rumeurs peuvent empêcher la personne concernée d’être la première à être informée, ou l’amener à l’être par l’intermédiaire de ses collègues.
  • De nombreuses entreprises disposent d’un bon protocole pour ces situations. Il couvre la manière d’expliquer les raisons du licenciement, qui doivent toujours être partagées avec la personne concernée. Et aussi la manière d’informer les responsables des équipes concernées.
  • L’appui de conseillers juridiques peut être précieux pour fournir certaines explications. Il aide également à savoir comment gérer la situation d’un point de vue juridique. Cependant, la communication personnelle nécessite souvent une rencontre chaleureuse et étroite entre la personne à licencier et un cadre supérieur. Le meilleur interlocuteur sera généralement un responsable des ressources humaines ou un cadre supérieur.
  • Faites preuve d’assurance dans la communication, soyez clair et direct à tout moment, même en cas de licenciement disciplinaire.
  • Il existe des alternatives légales au licenciement qui sont moins traumatisantes. C’est le cas de la préretraite. Une autre possibilité est la mobilité fonctionnelle – verticale ou horizontale – ou géographique, ainsi que la transformation d’un contrat à temps plein en contrat à temps partiel.
  • Il est indispensable de fournir une lettre de licenciement comprenant les raisons de cette décision et l’indemnité de licenciement due.
  • Le strict respect du cadre juridique est essentiel pour que le licenciement ne soit pas considéré comme injuste ou nul.

Comment licencier un travailleur de manière humaine : conseils pratiques

La situation est claire : vous devez transmettre une mauvaise nouvelle à un employé, ce qui peut affecter le reste de l’équipe. C’est une période difficile pour tout le monde, mais vous pouvez en minimiser les effets si vous savez comment vous y prendre.

Planifier la communication

Aimeriez-vous être licencié par e-mail? Absolument pas. Choisissez un endroit neutre et discret pour discuter avec votre employé et ne l’informez pas à l’avance de la raison de la rencontre. En revanche, n’improvisez pas : consultez les informations relatives au cas et construisez un scénario mental avec les idées importantes.

Il est souvent judicieux d’inclure un témoin dans cette réunion, afin qu’il puisse témoigner en cas d’accident. Inviter un responsable des ressources humaines ou l’un de vos plus proches supérieurs est une bonne décision.

Choisir le bon jour

Un bon nombre d’organisations choisissent le vendredi pour ces communications. Tout d’abord, pour faciliter les choses grâce au Week-end. Mais surtout, pour atténuer l’effet négatif de ce départ : il y a généralement moins de monde à la fin de la réunion. Cependant, votre équipe peut être gênée d’apprendre leur absence de manière indirecte ou externe.

Il est préférable de communiquer ce fait peu de temps après avoir décidé du licenciement. Évitez les dates spéciales, comme les anniversaires ou les périodes de vacances, et essayez de le faire lorsque le bureau n’est pas bondé. L’intimité contribue à réduire les sentiments d’humiliation ou de gêne.

Faciliter le départ

La personne licenciée part, ses collègues restent. Il n’est pas de bonne politique d’empêcher un dernier contact entre les deux parties. Les employés peuvent parler à l’extérieur et chacun a le droit de dire au revoir. Si vous fournissez le bon cadre d’entreprise, le départ sera moins traumatisant et plus naturelpour tous.

Aller droit au but

Les hésitations et les euphémismes ne sont pas de bonnes options. Soyez direct, ne prolongez pas la douleur. Vous devez communiquer avec sensibilité et empathie, mais aussi avec précision, honnêteté et rigueur.

Inclure des éléments positifs

Exprimez votre reconnaissance pour le dévouement et, dans la mesure du possible, donnez une évaluation positive de l’expérience partagée. Faites-le sans exagération, aussi sincèrement que possible. Même dans le cas des licenciements les plus traumatisants, soyez diplomate et reconnaissez les bonnes choses que vous avez vécues.

Argumenter

Chaque décision professionnelle doit être justifiée. Si vous êtes arrivé à la conclusion qu’il est essentiel de licencier cette personne, il doit y avoir une raison. Nous avons tous plus de facilité à accepter la réalité lorsque nous en connaissons les raisons. De plus, cet argument nous permet de transformer l’expérience en une opportunité d’amélioration.

Il est vrai que, parfois, certaines informations appartiennent à la sphère privée des entreprises. Mais votre interlocuteur a le droit de savoir ce qui s’est passé : vous devez l’informer avec la discrétion requise. Là encore, vous devez le faire avec sensibilité, sans blesser et de manière constructive.

Éviter les surprises

Lorsque nous avons le temps d’assimiler une réalité, aussi douloureuse soit-elle, nous y sommes mieux préparés. C’est pourquoi il est important de promouvoir une communication fluide et permanente avec nos employés. Si quelque chose ne va pas, nous devons en faire part. Surtout si ce sont leurs performances ou leur productivité qui ne conviennent pas. Si la première information négative sur son travail que reçoit la personne concernée est le jour de son licenciement, vous avez mal fait les choses.

Attention à ces erreurs

Parfois, vous pouvez aller trop loin dans votre intention d’adoucir le moment et provoquer exactement le contraire de ce que vous voulez. N’oubliez pas : gant de soie et poing de fer, vous devez être intransigeant sur le contenu essentiel de votre communication.

Évitez :

  • Humour et futilités. C’est un moment très sérieux.
  • Dire que vous êtes désolé. Cela implique de supposer une culpabilité personnelle ou de laisser entendre que le licenciement n’est pas justifié.
  • Commentaires sentimentaux à la première personne. Par exemple : « Je comprends ce que tu ressens », « Cela me fait mal autant qu’à toi » ou « Je sais que tu réussiras très bien à l’avenir ».
  • Négocier les conditions du licenciement ou la possibilité de l’éviter. Faites-lui savoir, à tout moment, qu’il s’agit d’une décision irrévocable.
  • Conseils et recommandations. Évitez le paternalisme et n’essayez pas de donner des conseils sur la façon d’agir à l’avenir.

Respecter la législation

Nous en avons longuement parlé précédemment, mais nous insistons sur ce point. Au-delà de l’importance pour la validité réelle du licenciement, elle offre également une sécurité et témoigne du respect pour la personne licenciée.

Agir avec empathie

Mettez-vous à la place de l’autre personne. Considérez comment vous aimeriez être traité dans cette situation et appliquez cela. Adaptez-le à leur personnalité et à leur caractère. Si vous anticipez leurs sentiments, leurs pensées et leurs réactions, il vous sera plus facile de les aider.

Se préparer aux réactions

Ces situations ne sont faciles pour personne, encore moins pour la personne qui reçoit la mauvaise nouvelle. Vous devez donc vous attendre à une certaine forme de réaction négative. La colère, les pleurs, l’angoisse, l’anxiété et même la rage.

Dans ces cas, votre rôle n’est pas de donner du réconfort. Il est préférable de leur donner du temps et de l’espace pour se calmer et s’exprimer. Une bonne solution consiste à offrir un mouchoir en papier ou un verre d’eau.

Faciliter l’après licenciement

Après avoir annoncé la nouvelle, la meilleure chose à faire est d’accélérer le moment de son départ. Accompagnez-le à son poste pour récupérer ses affaires, ou laissez-lui le temps de le faire. Informez-le que ses collègues ne sont pas au courant – ou quels sont ceux qui le sont – afin qu’il puisse leur dire. Accompagnez-le jusqu’à la sortie et remerciez-le encore une fois à la dernière minute. Puis rencontrer ses collègues et leur expliquer la décision.

Vous savez maintenant comment licencier un employé de la manière la plus humaine, constructive et assurée possible. Tout le monde y gagne : le salarié licencié, ses collègues et l’organisation dans son ensemble. Et vous, personnellement, car vous vivrez cette réalité de manière moins stressante.

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