5 outils de gestion des ressources humaines que vous devez utiliser

Les collaborateurs sont l’atout le plus important d’une entreprise. Ce sont eux qui nous permettent d’atteindre nos objectifs stratégiques et d’améliorer notre efficacité et notre productivité. Paradoxalement, les outils technologiques et les outils de gestion des ressources humaines deviennent de plus en plus importants pour tirer le meilleur parti de notre capital humain. Lesquels vous aideront à atteindre cet objectif ? Nous vous les présentons dans cet article.

La digitalisation et le département des ressources humaines

Toute entreprise est en premier lieu une organisation humaine. Son succès ou son échec est toujours le résultat et la conséquence des efforts et des réussites des personnes qui la composent.

Comme vous le savez, la mission du département des ressources humaines est d’aider et d’améliorer au maximum les talents dont dispose une entreprise. Pour cela, il se concentre sur la promotion des relations et de la communication entre ses membres, en encourageant la motivation et l’engagement, et en développant la formation nécessaire.

En cette période de digitalisation, leur gestion évolue toutefois de manière technologique. À tel point que, selon une étude de KPMG, deux responsables RH sur trois estiment que ce secteur connaît une véritable transformation digitale.

A ce jour, près de la moitié des entreprises (49%) ont déjà investi dans des programmes de gestion des ressources humaines et près d’une sur trois (32%) travaille sur ces aspects dans le cloud. D’après les données du même rapport, on prévoit que 60 % de ces départements investiront dans l’analyse prédictive, 47 % dans l’IA et 53 % dans l’automatisation de leurs processus.

Après avoir abordé ce processus technologique, 88% des personnes interrogées sont persuadées que l’effort consenti a été positif. Et la majorité d’entre elles sont persuadées que les choses vont encore beaucoup évoluer dans un avenir proche. En effet, 76 % des recruteurs pensent que l’intelligence artificielle sera indispensable à leur travail dans les années à venir.

Même s’il est vrai que certaines missions des RH ne devraient jamais être confiées à la technologie – par exemple, le licenciement constructif d’un employé – il en existe beaucoup d’autres qui bénéficieraient grandement des avancées numériques. Voyons de plus près les principaux avantages qu’elles apportent.

Pourquoi compter sur les outils numériques pour le département des ressources humaines ?

Ces ressources peuvent être utilisées par tous les types d’entreprises, de la plus petite PME aux plus grandes multinationales. Leur fonction est évidente : simplifier le travail, gagner en productivité, en temps et en argent, et améliorer les résultats obtenus.

Ci-dessous, nous vous présentons les avantages que vous commencerez à constater dès que vous appliquerez ces outils dans votre entreprise :

• Gain de temps. Il s’agit d’un élément déterminant de la réussite d’une entreprise. Ce n’est pas comme l’argent, qui peut être récupéré : le temps perdu lui n’est pas récupérable. Après une phase initiale de mise en œuvre et de lancement, vous constaterez rapidement une amélioration considérable des résultats en matière de ressources humaines : les tâches sont accomplies plus rapidement et les processus de travail internes sont optimisés.

• Favoriser les expériences efficaces des collaborateurs. La digitalisation de ce département facilite l’interaction entre les équipes par voie numérique. Tout sera plus agile, plus direct et plus simple, et la communication d’entreprise sera considérablement améliorée.

• Réduction des couts. Même s’il faut faire un investissement initial pour disposer des équipements et des services technologiques nécessaires, l’utilisation que nous en faisons accélère leur amortissement et réduit les dépenses ultérieures en matière de technologie. L’optimisation des processus permet également de réaliser des économies.

• Meilleure prise de décisions. Rassembler toutes les données pertinentes sur une plate-forme unique facilite leur accès et leur utilisation. Les informations peuvent être compilées et reliées entre elles, ce qui était impossible auparavant. Les métriques obtenues réduisent le degré d’incertitude avant la prise de décision et permettent donc de prendre des décisions plus précises.

• Meilleure transparence. Parce qu’elles se trouvent dans le cloud, tous les membres de l’entreprise peuvent facilement accéder à ces données. Lorsque l’entreprise choisit de le faire, il n’y a pas de déficit d’information pour ses membres, qui sont au courant de ce qui se passe en temps réel.

• Amélioration de la compétitivité. Avec plus de mesures et de faits concrets sur les personnes et les processus RH, vous pouvez obtenir plus de résultats. Une meilleure analyse de la situation est possible et, par conséquent, de meilleures décisions peuvent être prises pour rendre votre entreprise plus compétente.

Quel est le frein à son application ?

L’analyse précédente démontre qu’il est plus qu’intéressant d’investir dans la numérisation des ressources humaines. Toutefois, 41 % des professionnels considèrent que la culture d’entreprise est l’obstacle le plus important à la mise en œuvre de ces formules d’innovation.

La participation et le soutien de la direction sont essentiels. A partir de là, la mise en place d’un plan personnalisé, adapté à chaque situation, est l’étape suivante. Un travail de sensibilisation auprès des collaborateurs est ensuite indispensable pour mener à bien ce renouveau.

Améliorer la communication et l’engagement du personnel vous aidera à accélérer la transformation numérique. De plus, d’après l’étude The Right Culture : Not Just About Employee Satisfaction de Gallup, les équipes plus engagées sont 21 % plus rentables. En outre, la rotation du personnel diminue de 59 % et le taux d’absentéisme de plus de 40 %. Il est donc dans votre intérêt de motiver et de sensibiliser à la numérisation. Cela vous aidera à accélérer le processus et à maintenir la motivation et l’engagement de votre équipe.

Quels sont les 5 outils les plus utiles ?

Chaque entreprise a ses propres besoins et caractéristiques, qui déterminent l’outil approprié selon le cas. Tout comme l’élaboration d’un tableau de compétences peut s’avérer nécessaire dans un processus de recrutement particulier, il en va de même pour ces ressources.

Cependant, il est vrai, il existe des options intéressantes. Toutes se sont révélées très intéressantes pour un grand nombre d’organisations commerciales de toutes sortes. Nous les examinons ci-dessous, en expliquant ce qu’elles sont et quels sont leurs avantages et leurs inconvénients.

1. Réseaux sociaux internes

La communication interne ainsi que la collaboration entre les employés sont primordiales pour toute entreprise, y compris la vôtre. Il est important de faciliter les interactions entre collaborateurs, en particulier lorsqu’ils travaillent dans des services différents.

Utiliser un outil qui génère des réseaux sociaux internes est optimal pour favoriser l’engagement, le sentiment d’appartenance et la camaraderie. Il en résulte une amélioration du travail, un renforcement de la culture d’entreprise et une augmentation de la productivité.

Sur ces réseaux sociaux internes, des conversations plus informelles sont encouragées. L’assouplissement de la hiérarchie et la plus grande liberté d’exprimer son opinion aident à l’évolution et au progrès d’une organisation de manière très positive. Grâce à eux, les employés sont plus impliqués et plus heureux, ce qui améliore la rétention des talents.

Jive est aujourd’hui la marque leader des réseaux sociaux d’entreprise. Elle est basée sur la collaboration et la gestion efficace des connaissances, et permet de nombreuses fonctions :

• Communautés virtuelles

• Microblogging.

• Blogs.

• Forums de discussion et de débat.

• Wikis.

• Gestion des contenues des réseaux sociaux.

• Messagerie instantanée et intégration de ces systèmes.

Principal atout est de rassembler ces propositions dans une interface unique enrichie de contenus utiles. Et cela en impulsant de nouvelles fonctionnalités dans la sphère collaborative.

2. Plateformes de e-learning

La formation, la qualification permanente ainsi que l’amélioration continue sont indispensables pour les entreprises qui aspirent à dominer les marchés. Introduire la formation continue n’augmente pas seulement la capacité de production de votre entreprise. Elle est également importante pour que vos employés se sentent plus épanouis et engagés dans l’organisation.

L’externalisation est une alternative. Mais la réalité d’aujourd’hui montre que l’apprentissage tout au long de la vie est plus intéressant. En quoi cela consiste-t-il ? Il s’agit d’un processus dans lequel chaque personne assume la responsabilité de sa propre formation et de son recyclage continu.

Pour faciliter et stimuler ce travail, votre entreprise peut utiliser des plateformes d’apprentissage ou Learning Content Management System (LCMS). Il s’agit de créer des classes virtuelles avec le contenu et les cours de formation adaptés à chaque situation. Les milléniaux, en tant que référence, apprécient grandement ce service chez leurs employeurs. Par conséquent, en plus de retenir les talents, il vous permet d’en attirer d’autres en provenance d’autres organisations.

Bien qu’il existe de nombreuses possibilités intéressantes, Moodle est l’une des plus appréciées. Voici ses qualités :

• Cela permet de créer des environnements d’apprentissage virtuels qui sont à la fois stimulants et abordables.

• C’est un formidable complément numérique aux conférences en face à face.

• Il fournit des méthodes d’évaluation et de notation.

• Il est accessible et compatible avec n’importe quel navigateur web.

3. Instruments de gamification

Vous voulez maintenir la motivation de vos collaborateurs à un niveau élevé, n’est-ce pas ? En réalité, nous avons tous gardé l’enfant que nous avons été – nous aimons jouer ! Il a été prouvé que la gamification offre de nombreux avantages pour le développement compétitif des entreprises d’aujourd’hui.

Ses utilisations sont multiples, dans tous les départements et circonstances. Par exemple, pour améliorer la motivation de votre propre réseau commercial ou pour encourager les employés à participer à une activité organisée.

Nous conseillons de combiner ces ressources avec des prix et des incitations, grâce auxquels chaque collaborateur aura envie de donner le meilleur de lui-même. On peut également l’utiliser pour créer des expériences ludiques pour les clients.

SalesScreen est l’un des outils les plus appréciés pour gamifier le travail journalier de votre équipe. Il s’agit d’une proposition très complète, qui a fait ses preuves sur le marché. Il offre un environnement de qualité, intuitif à utiliser, attrayant et doté de grandes possibilités créatives. Ses interfaces sont également stimulantes et encouragent la participation. Enfin, son moteur permet la gamification sur la base d’objectifs et de récompenses individualisés.

4. Plateformes de gestion

La plupart des services de ressources humaines les plus avancés utilisent ces systèmes technologiques dans le cadre de leurs activités. Leurs apports et fonctionnalités sont variés, allant du traitement des salaires à l’attribution de congés ou à l’établissement d’une communication directe avec les administrations publiques.

Des alternatives personnalisées existent, des logiciels créés ad hoc pour votre entreprise. Il est également possible d’utiliser des solutions reconnues comme Vasalto, Sage, Factorial ou Meta 4.

De plus, il existe des programmes avancés pour l’administration des tâches RH les plus routinières, comme Bizneo HR. Il est basé sur le cloud et offre des modules spécifiques pour optimiser ces tâches, entre autres :

• Contrôle du temps et des équipes.

• Attraction des talents (recrutement)

• Systèmes d’évaluation.

• Réalisation d’enquêtes.

• Processus de formation.

• Attribution et suivi des congés.

• Rédaction de rapports.

• Organigrammes.

• Portail des employés.

Il se démarque par son caractère amical. Il est très facile à mettre en œuvre et fournit une assistance exceptionnelle pour résoudre les doutes et les problèmes liés à son application.

5. Système d’onboarding

Accélérer et faciliter le processus de bienvenue et d’intégration des collaborateurs dans une nouvelle entreprise est crucial pour tout le monde. Il s’agit d’une étape clé et complexe qui marque souvent l’avenir de ces personnes au sein de votre organisation.

Si le nouveau collaborateur se sent à l’aise dès le début, il gagne en motivation, en sécurité et en performance immédiate. N’oublions pas que 90 % des nouveaux employés décident de rester ou non dans l’entreprise après seulement six mois.

De plus, votre entreprise économise des coûts et réduit le temps qu’elle doit passer à superviser la transition. C’est pourquoi il est important de disposer d’un outil technologique qui aide les nouveaux arrivants à s’intégrer et à commencer à être utiles dès que possible. L’onboarding vous permet d’augmenter la productivité de vos nouveaux collaborateurs de 54 %.

Trello est probablement l’outil le plus intéressant. Bien qu’il existe d’autres options comme Asana, Click Boarding ou Chiengonboarding, il comprend un modèle très pratique spécialement conçu pour ce processus. Cela facilite l’attribution des tâches et des superviseurs, le partage des informations nécessaires et l’accompagnement du nouvel employé pendant son adaptation.

En résumé, les outils de gestion des ressources humaines représentent un soutien réel, fiable et très rentable. Nous avons présenté quelques solutions fortement recommandées, en partant du principe que chaque cas est différent. Quoi qu’il en soit, investir dans la numérisation de votre espace R RH ne doit plus attendre, il est temps d’aller dans la bonne direction !