9 Propostes per millorar la productivitat i el rendiment d’una empresa

Incrementar la productivitat i millorar el rendiment dels treballadors és un dels reptes més recurrents entre les empreses. Espanya és un dels països on es treballa més hores, encara que això no es tradueix en un augment de la productivitat de les empreses. Segons Eurostat, la productivitat espanyola és de 31,5% per hora treballada, la meitat que en altres països europeus com Noruega i molt per sota de Suïssa o Dinamarca.

Per millorar la productivitat i el rendiment d’una empresa és important mesurar de manera adequada l’acompliment dels empleats i obrir la ment per detectar àrees de millora i així poder plantejar noves estratègies o prendre decisions sense improvisar.

A continuació et deixem 9 propostes per detectar ràpidament aquestes àrees de millora:

1. Canviar la mentalitat laboral

Un treballador no és millor per estar més hores al seu lloc de treball. Cal allunyar-se de la cultura del “presentisme” – anar al lloc de treball sense realitzar les funcions pròpies de la feina, com, per exemple, estar amb el mòbil – tant per als treballadors com per a la direcció. Hauríem d’oblidar-nos del horari i centrar-nos en els resultats, és a dir, en assolir els objectius fixats.

Com va dir José Luis Casero, president de la Comissió Nacional per a la Racionalització dels Horaris Espanyols, el món està cada vegada més globalitzat i mòbil, per tant, el treball s’ha d’entendre com una activitat i no com un lloc de caràcter físic.

Cada un ha de tenir unes metes que complir i per elles ha de ser avaluat. Aquests objectius han de ser específics, mesurables, assolibles i realistes.

Es tracta, per tant, d’un exercici de confiança, on la companyia dóna poder a l’empleat i deixa a les mans la gestió de dos factors fins ara immòbils: l’horari i el lloc de treball.

Un exemple d’això és Adevinta, una empresa que dóna poder als seus treballadors oferint-los autonomia i responsabilitat.

Adevinta aplica el mètode PEAK, que consisteix a “Prioritzar” les tasques clau en funció dels objectius, “Empoderar” als seus empleats perquè tinguin autonomia a l’hora de treballar, “Alinear” els equips perquè treballin de forma coordinada i, finalment, “Knowledge”, el coneixement intern que tenen per prendre millors decisions i anticipar el que han de fer basant-se en els seus objectius.

2. Són necessàries dues hores per dinar?

És una més de les nostres singularitats. Si ens comparem amb altres països d’Europa i amb els Estats Units, ells dediquen 30 – 45 minuts per menjar. D’aquesta manera la càrrega de treball es manté estable al llarg de la jornada. A més, solen entrar abans a treballar amb el que també poden sortir abans a la tarda.

No tiene mucho sentido desperdiciar tanto tiempo de la jornada laboral en la comida, si ello supone salir de trabajar a las 19-20 horas. El 85% de los padres que trabajan prefieren la posibilidad de trabajar de forma flexible, obteniendo un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, según una investigación de Regus. 

3. El millor treballador és el que gaudeix del seu treball

La motivació i implicació dels empleats en els objectius d’una empresa són els pilars fonamentals per al bon funcionament de la mateixa.

Aprofitar el talent i retenir-lo apareix com una cosa impossible si un treballador no se sent valorat i no gaudeix d’unes condicions de treball que li permetin gaudir d’altres aspectes de la seva vida.

De fet, segons un estudi de la Universitat de Warwick del Regne Unit, els empleats que són feliços al seu lloc de treball són un 12% més productius. Per això, és important que les empreses sàpiguen com impulsar la felicitat de l’empleat més enllà del benestar.

Però, com podem millorar la satisfacció dels traballadors?

El reconeixement cap a ells és clau

Això va més enllà de donar les gràcies; va sobre fer saber als teus empleats que ells i la feina que realitzen realment importen. Això ho pots aconseguir escoltant les idees i propostes que et donen els teus empleats, demostrant que la vostra opinió i pensament és important per a tu.

Segons un estudi de Brandon Hall Group, gràcies al reconeixement, el 80% de les organitzacions van constatar una millora tangible del compromís dels treballadors.

Oferir als treballadors la possibilitat de desenvolupament professional

Els empleats volen sentir que estan adquirint noves habilitats i que estan millorant al llarg de la seva carrera laboral.

La mayoría de los trabajadores quieren tener la posibilidad de ascender y avanzar profesionalmente. Tal como nos indica una encuesta de LinkedIn, el 45% de los empleados afirman que el hecho de sentirse atrapados en un puesto sin posibilidad de crecer tanto profesional como económicamente es la causa fundamental del abandono laboral.

Des de l’empresa, es pot facilitar el desenvolupament professional, per exemple, donant l’oportunitat d’aprendre un nou idioma o oferint formació específica per al personal.

És molt comú utilitzar plataformes en línia de formació per a empreses, on els treballadors poden adquirir o renovar els seus coneixements amb tècniques tan motivadores com la gamificació. Segons una enquesta d’Emeraude Escape, set de cada deu empleats volen que les seves empreses els formin a través de la gamificació.

Gamelearn és una empresa que transforma els cursos formatius en videojocs perquè els treballadors puguin aprendre de manera entretinguda i divertida. Aquesta plataforma permet crear el teu propi videojoc de formació sense necessitat de tenir coneixements en programació.

Com cada organització és única, et recomanem que facis una enquesta de clima laboral, recullis suggeriments dels teus empleats o que preguntis amb freqüència als treballadors la seva opinió, per així conèixer de primera mà quines són les mancances respecte a les seves necessitats.

4. Modificar conductes en el treball

Que determinades formes de treballar s’arrosseguin des de molt temps enrere, no vol dir que siguin les correctes ni les més apropiades per als temps actuals.

El “ordeno i mano” cada vegada és menys efectiu i menys rendible. Estem passant d’un lideratge o direcció tècnica a un lideratge o direcció emocional que, a diferència de la primera, presta atenció addicional als interessos personals dels treballadors.

És responsabilitat del directiu adoptar les decisions necessàries per actualitzar i modernitzar les condicions en què l’empresa desenvolupa la seva activitat: fomentar el treball en equip, considerar el treballador com un “client intern” que necessita saber què i per què fa les coses, etc.

“Com més unió d’empresa i treballadors, millors perspectives de negoci.”

5. El valor del temps

Un treballador ha de tenir una agenda i anar pas a pas, abordant i finalitzant cadascuna de les tasques. Es diu que “el temps és or” i en l’empresa aquesta afirmació adquireix la seva màxima dimensió.

Si directius i treballadors no són conscients del valor del temps i de la necessitat de gestionar-lo correctament, serà difícil assolir l’èxit. Cal una coresponsabilitat entre empresa i treballadors.

Et deixem algunes recomanacions per optimitzar més el temps:

• Crear llistes de tasques pendents. Quan tens moltes tasques, és probable que se t’oblidi de realitzar-ne alguna, sobretot les tasques més simples. Això no us passarà si feu una llista de totes les tasques.

• Establir prioritats a les tasques. Per saber quines són les tasques que has d’acabar sí o t’aconsellem crear diferents categories per organitzar les tasques, una forma molt visual són els colors. Cada color us indicarà la importància de la tasca, com ara Rojo (urgent), Taronja (important) i Groc (pot esperar).

• Planificar amb antelació. Et recomanem que un dia a la setmana et dediquis a planificar cada dia i cada setmana. Has de decidir quan faràs cada tasca, organitzant-te per optimitzar més el teu rendiment. Per exemple, si saps que has de fer una tasca que requereix molta concentració, pots planificar-la per a primera hora, podent donar el teu 100%.

• Ser realista amb els terminis. Quan vagis a definir un termini de lliurament, has de pensar no només en les tasques pendents que heu de realitzar, sinó també en els possibles imprevistos. Per tant, marca terminis més amplis per evitar futures complicacions.

Per poder optimitzar més el temps, t’aconsellem aplicar els consells anteriors amb una plataforma com Trello. La qual et permet gestionar projectes i crear llistes i targetes en taulers individuals o compartits amb el teu equip. A més podràs assignar tasques, fixar terminis, configurar calendaris i molt més.

6. Fomentar la creativitat i la motivació

Repetir mecánicamente una tarea sin aportar inspiración y creatividad no es la mejor manera de contribuir a la eficiencia empresarial. Las medidas de conciliación y flexibilidad son, además de un derecho, un factor de mejora de la productividad.

Com puc mantenir motivats als meus empleats?

Adecuació al lloc de treball

És fonamental tenir un bon equip de recursos humans darrere per fer el procés de reclutament i selecció, ja que per a una motivació laboral excel·lent és imprescindible que el perfil de l’empleat estigui adequat al lloc de treball. Si tens dificultats per trobar el perfil ideal per a alguna posició, també pots externalitzar aquesta tasca i deixar-la en mans d’una consultora de selecció de personal, que t’estalviarà temps i mals de cap.

Compartir les metes amb els teus empleats

Els treballadors desenvolupen la seva tasca de manera més eficient quan saben que els objectius són reals. Per això, comunicar les metes als treballadors de forma conjunta i personalitzada és essencial per augmentar la seva implicació i compromís.

Aquí també entren en joc els incentius, ja siguin econòmics, morals o en espècie.

Implementar polítiques socials

Aquestes depenen dels valors de l’empresa i de la seva responsabilitat social. Les més usuals tenen a veure amb els plans per fomentar hàbits d’alimentació saludables i esport entre els treballadors. També destaca, per exemple, el compromís de l’empresa amb el medi ambient.

Amb aquestes polítiques aconsegueixes que els treballadors se sentin orgullosos de romandre en una companyia compromesa i que acudeixin a l’oficina més motivats.

Un exemple d’empresa amb política social és Naturgy, amb un model de negoci que està compromès amb el desenvolupament sostenible de la societat, garantint el subministrament d’energia competitiva, segura i amb el màxim respecte a l’entorn.

“Teambuilding”

Una bona manera de motivar els empleats és fomentant les activitats en equip amb iniciatives com el “Teambuilding”, és a dir, activitats que busquen estrènyer llaços entre els companys d’equip.

Una bona opció és realitzar un Escape Room perquè tots els empleats treballin conjuntament. L’empresa Emeraude Escape Game, líder dins el món de dissenyadors d’Escape Games corporatius, dóna la possibilitat de realitzar-los tant de manera digital com física, a més de poder crear Escape Room personalitzats multilingües per a grans empreses amb presència internacional.

Aquestes iniciatives no han de ser per què jocs, sinó que poden ser senzillament experiències, com sortir a prendre alguna cosa junts una vegada al mes. Aquestes petites activitats conjuntes són molt efectives per millorar el clima laboral.

Si tens empleats treballant en remot, també és important mantenir-los motivats. Et falten idees? En un altre article t’expliquem com motivar un equip en teletreball.

7. Reunions de treball si, però les justes

L’ordre del dia laboral suposa fer reunions, però seria recomanable que fossin més curtes i tinguessin una durada limitada.

Convocar una reunió una mica abans d’acabar la jornada, quan els empleats ja estan cansats és absurd. Cal fer-les a primera hora del matí o de la tarda i centrar-se en els temes prioritaris a tractar sense desviar-se d’aquests.

Abans de realitzar qualsevol reunió, és important pensar si realment és imprescindible. Pregunta’t si és necessària i, sobretot, si cal que tots els assistents convidats siguin part. Si la resposta a qualsevol d’aquestes dues preguntes és negativa, planteja deixar la reunió per després, reorganitzar o fins i tot cancel·lar-la i bregar l’assumpte d’una altra manera més eficaç.

Perquè una reunió sigui productiva, és molt important que tots els assistents participin; ningú hauria de ser només oient. Si observes que un treballador no està sent molt participatiu, procura preguntar o convidar-lo a fer la seva aportació sobre el tema que s’està tractant. Quan hi ha una participació activa, el ritme canvia i la reunió es torna més productiva i dinàmica.

8. Racionalització horària i productivitat

Quan es vol obtenir major productivitat per ser més competitiu, molts creuen que n’hi ha prou amb baixar salaris. D’altres, en canvi, han comprovat que la implementació de mesures de racionalització horària i conciliació ha suposat per les seves empreses un important plus de productivitat i implicació dels treballadors. I val tant per a la gran empresa com per a les PYMEs i autònoms.

Els horaris flexibles poden ser una bona opció; un empleat serà més productiu si pot disposar del seu propi temps i organitzar-se com millor consideri, sempre dins d’uns límits lògics.

Aquesta flexibilitat pot ser, per exemple, dins dels horaris d’entrada i sortida o en el temps de descans. El 76% dels espanyols manifesten que el que valoren més en un lloc de treball és la possibilitat de tenir horaris flexibles, segons una enquesta realitzada per Wave Application. A més, la flexibilitat és el futur. Els millennials prefereixen feines amb horaris flexibles i jornades laborals intensives, així com poder organitzar el seu temps de la manera que ells considerin més oportuna, segons un estudi de ForceManager.

La modernització de sistema laboral requereix d’un esforç per part dels empresaris, però només serà possible si s’adopten les mesures necessàries i de forma decisiva, entre elles, la racionalització i humanització dels horaris.

9. Descans a la feina, més que necessari

Si no descanses durant la jornada laboral, la teva productivitat es veurà ressentida tard o d’hora. I amb ella la qualitat del teu treball.

Per què necessites els descansos? Senzillament perquè el teu cervell necessita parar. El temps que pots romandre concentrat oscil·la entre els 90 i els 110 minuts, segons Jesús C.Guillén, autor de l’Escola amb cervell. Un cop passat aquesta estona, el cansament augmenta, la concentració baixa i la productivitat disminueix.

Si no fas descansos, pot ser que escriguis vint mil paraules, però segurament hauràs d’esborrar o corregir gran part del text. És per això que el repòs és tan important per a l’increment de la productivitat.

Convé fer diversos descansos mentre treballes, alguns curts i altres més llargs, per poder desconnectar breument i ser capaç de rendir al 100%.

T’aconsellem treballar durant hora i mitja o dues hores intercalant petits descansos d’aproximadament uns 5 minuts. I, un cop transcorreguts aquests 110 minuts, fer un descans més llarg, d’uns deu o quinze minuts. Aquesta tàctica donarà més resultat si durant els descansos et mous del despatx o del lloc on realitzes la teva feina, o si canvies de tasca quan tornes del descans llarg.

Què pots fer durant els descansos? Si es tracta de descansos breus, pots beure aigua o alguna infusió, descansar la vista o fins i tot fer exercicis d’estirament. Durant els descansos llargs, pots anar a menjar, prendre un cafè amb els companys o simplement donar un petit passeig per estirar les cames.

Implantant aquestes propostes veuràs que la productivitat del teu equip creix i que la relació dels teus empleats amb la feina i l’empresa millora.

Augmentar la productivitat d’una empresa no només té a veure amb el volum de treball, sinó també amb l’estat emocional dels teus empleats i la percepció que tenen de la teva empresa. Aquests s’han de sentir a gust i creure en l’organització per donar el millor d’ells. Tingues sempre en ment que la felicitat del teu treballador es veurà reflectida en la teva productivitat empresarial.