Onboarding digital: Grans idees per a la integració de treballadors

Què és i per a què serveix l’onboarding digital? Quan s’incorporen nous professionals a una organització, s’han d’integrar com més aviat millor. És l’única manera d’accelerar la productivitat i el rendiment de cada nouvingut. A tots convé aprofitar els recursos humans i el talent en el menor termini possible. Especialment, als responsables de la companyia.

En aquest article expliquem com aconseguir que els nouvinguts aportin valor al grup. No hi ha temps a perdre per assolir l’èxit.

Definint l’onboarding digital

Segons l’enquesta de població activa, el 2021 es van generar a Espanya 840.700 llocs de treball. Aquesta creació d’ocupació, la més gran des del 2005, suposa la incorporació a les empreses de molts empleats debutants. Com podem agilitzar la seva integració perquè, com més aviat millor, s’adaptin a les seves responsabilitats, companys i funcions?

L’onboarding és precisament aquest procés d’adaptació, integració i incorporació d’un professional al seu nou lloc de treball. L’organització ha d’impulsar diferents accions per fer que se sentin part activa des del primer moment. Si el nouvingut no se sent inclòs aviat, li costarà rendir. Fins que s’adapta a l’entorn, se sent limitat, i ho està.

D’altra banda, l’empresa té la necessitat d’accelerar aquest procés. L’hi interessa una ràpida adaptació. Alhora, necessita optimitzar els seus recursos i no dedicar més temps del degut a aquest procés.

Quina és la solució? Desenvolupar un pla d’onboarding a partir de la digitalització. És l’opció perfecta per unir la desitjada eficiència cap al treballador i el rendiment econòmic organitzatiu.

A les relacions humanes, la primera impressió és decisiva. Saps que n’hi ha prou amb 30 segons per formar-nos una opinió sobre algú i generar un judici al respecte? Passa el mateix amb els equips i els llocs de treball. Convé actuar amb rapidesa perquè la valoració inicial sigui positiva.

Quins són els objectius de l’onboarding?

Mira aquestes dades. Segons un informe de Glassdoor, comptar amb un procés d’incorporació millora la fidelització dels nous empleats en un 80%. I en més del 70% la productivitat!

Tanmateix, gairebé el 60% de les organitzacions centren el seu onboarding en paperassa i processos. És el que reflecteixen les investigacions de Human Capital Institute. Cal tenir molta cura: el 22% dels nous contractats deixen el lloc durant el primer mes i mig d’activitat.

L’onboarding físic ja no és suficient. La digitalització d’aquests processos s’ha consolidat com la principal, i única, opció possible. Avancem en el seu coneixement?

La integració del nou empleat ha de començar quan accepta la nostra oferta laboral. A partir d’aquell moment ja és potencialment el nostre nou professional.

Hem de perseguir, a partir de llavors, diversos propòsits ben clars:

• Garantir la incorporació definitiva del candidat a l’empresa.

• Generar una experiència motivadora i memorable en aquesta transició inicial cap a la nova ocupació.

• Comunicar les polítiques internes de l’organització.

• Posar en comú la filosofia i els valors de la companyia.

• Proporcionar la informació relacionada amb les funcions del lloc de treball.

• Conformar una xarxa de networking que afavoreixi la seva integració ràpida i operativitat.

• Agilitzar la seva corba d’aprenentatge. Així es desenvoluparà amb la màxima eficàcia.

Una diferenciació important

Abans de continuar, considerem crucial incidir en una classificació determinant. Coneixes la diferència entre aquests tres conceptes?

• Onboarding. És el procés de benvinguda als nous membres de la companyia.

• Inboarding. S’enfoca als empleats ja existents, per impulsar-los cap a la promoció interna.

• Offboarding. En aquest cas, es dirigeix als exempleats, just després d’haver estat acomiadats.

Per què crear un pla d’acollida professional?

De fet, l’acollida d’un nou empleat no finalitza el primer dia, ni de bon tros. És un procés que l’ha d’acompanyar diverses setmanes i ha de ser sotmès a un seguiment. L’estil de lideratge dels seus superiors marca diferències, però no n’hi ha prou.

Per què t’hi convé invertir recursos? Fonamentalment, perquè proporciona a l’entitat beneficis significatius:

• Conservar el talent. La diferència empresarial esta en les persones. Si tenim els millors, serem millors. Per això no n’hi ha prou amb fitxar-los, cal mantenir-los.

• Millorar la productivitat. Fins en un 54 % s’ha fixat el seu increment en nous professionals amb un bon pla d’acollida.

• Potenciar la imatge de marca. La percepció corporativa millora. I no només ho fa l’employer branding, perquè aquest concepte influeix molt en la imatge externa projectada.

• Reduir costos. Sí, també permet estalviar. Els costos de reclutar i seleccionar personal són menors, perquè els que arriben es queden. No oblidis, tampoc, tot el temps invertit en formació amb cada candidat que després se’n va.

Per què apostar per la digitalització de l’onboarding?

Establir una plataforma en línia per acollir millor als nous professionals només reporta avantatges, especialment les següents:

• Estalviar temps en tasques administratives. Tot s’agilitza, s’optimitza i s’accelera, pel que l’empresa i l’empleat es poden dedicar abans a tasques productives.

• Reduir el marge d’error. Cal anar amb compte amb les distraccions i sobreentesos. Amb la digitalització, les màquines estan al corrent de tot i els eviten.

• Adequar-se al nouvingut. El mateix implicat pot regular el seu procés d’incorporació. Quan treballem amb freelancers o professionals externs, també se simplifiquen les coses.

• Millorar les actualitzacions dels continguts. L’automatització permet tenir-los sempre disponibles, així com disposar de les darreres dades. Per tant, els pots consultar en temps real.

• Optimitzar el seguiment de cada cas. Tot és més fàcil per saber com s’està desenvolupant el debutant. Les fallades s’identifiquen abans i es corregeixen millor.

• Compartir la informació fàcilment.El control de la situació augmenta. Sempre podrem posar en comú dades, documents o indicadors.

• Impulsar l’accés del professional als continguts. El nouvingut té la possibilitat de consultar qualsevol informació des dels seus dispositius personals. Estigui on sigui.

6 recursos útils per digitalitzar l’onboarding

No ho dubtis: l’ús de la tecnologia digital ajuda a accelerar i automatitzar la incorporació dels nous treballadors. A continuació, et presentem mitja dotzena d’idees valuoses per potenciar aquest procés.

1. Checklists

El desconeixement i la incertesa davant del que és nou bloquegen els nous treballadors. Per guiar-los fàcilment pel camí òptim, és molt recomanable crear un llistat de tasques i activitats que han d’anar fent durant els seus primers dies. Així, quan aquest llistat es comparteix en línia, el professional i el seu supervisor saben en tot moment com s’està desenvolupant.

D’altra banda, aporta seguretat, criteri i confiança perquè el protagonista té la sensació d’estar avançant pel camí correcte. I, de fet, així és.

Recorda, finalment, que és possible utilitzar aplicacions en línia per generar-los. Per exemple, Trello facilita moltíssim la visualització de les tasques a través de “targetes” que poden moure’s fàcilment per diferents columnes (se sol organitzar amb una columna per a tasques pendents, una altra per a tasques en procés i una altra per a tasques acabades) i crear checklists dins de cadascuna d’aquestes targetes.

2. Eines, apps i integrated tools

Existeixen programes i eines específiques d’onboarding que simplifiquen i dinamitzen tots els procediments. Així, Talmundo és una plataforma que aporta confiança i millora la percepció de la marca.

A més, molts sistemes integrats fan possible gestionar diversos fronts de manera conjunta. Recursos Humans ho té molt més senzill, estalviem temps i diners i el seguiment a l’empleat és més complet i immediat.

3. Firma electrònica

Tenint en compte que les comunicacions telemàtiques són cada cop més freqüents i variades, la signatura digital és molt necessària. Permet validar a distància els acords aconseguits, sense necessitat de contacte físic. Signaturit és una magnífica opció al respecte.

4. Learning management systems

Lliurar documentació impresa poc atractiva no desperta l’interès ni la motivació per aprendre del nouvingut. La tutorització o el mentoring reforcen el factor humà, però el seu cost és excessiu. Comptar amb sistemes d’aprenentatge tecnològics per formar als nous és una gran alternativa, i encara més si integren sistemes de gamificació motivadors. Es poden crear ad hoc o aprofitar plataformes ja existents, com Cornestone.

5. Chatbots

En la mateixa direcció de l’apartat anterior, la intel·ligència artificial és un recurs excel·lent. Els chatbots són molt útils, sobretot per resoldre dubtes puntuals. L’assistent virtual proporciona un servei de consultes àgil, precís i econòmic, en termes de temps i diners. Es converteixen en un suport immediat, discret i disponible 24/7 per a cada nou contractat.

6. Audiovisuals

Posar a disposició dels nouvinguts videotutorials, webinars o plataformes per a videoconferències és molt útil quan es volen millorar les comunicacions a distància. A més, són un recurs molt vàlid per proporcionar informació pràctica i elevar la percepció de la marca.

Idees per concretar un pla d’onboarding

El pla d’onboarding no pot ser un document teòric de complicada execució. Hem de ser molt pràctics en determinar-lo, i concretar molt bé com posar-lo en marxa. Tant si el professional s’incorpora de manera presencial o a distància, un enfocament d’onboarding digital és la millor elecció.

Els 4 passos essencials

Quan es tracta d’una acollida optimitzada, hi ha quatre passos fonamentals:

• Lliurament del kit de benvinguda. Pots donar-li a mà o enviar-li al seu domicili, i en aquest cas convé sol·licitar una fotografia de la seva recepció. És el pack que conté tot el material i les informacions inicials.

• Inclusió als canals de comunicació digital. Quan forma part de l’equip, ha de tenir al seu abast tots els accessos. A més del correu electrònic i el WhatsApp, es poden emprar altres sistemes més professionals, com Slack o Telegram. A més de les adreces i números de contacte, cal facilitar-li també les claus i contrasenyes d’accés.

• Reunió introductòria. Preferentment presencial; si no és possible, telemàtica. És essencial conferir aquesta interacció humana a la seva benvinguda. Així mateix, és la millor manera de transmetre-li la informació principal i de generar en ell una empremta corporativa potent. És fonamental tractar en aquesta trobada aspectes com ara la cultura i la filosofia corporatives. A més, parlarem de l’organigrama, la signatura del contracte i les tasques i responsabilitats assignades. Per norma general, és important donar-li un caire pràctic a la conversa, amb exemples i referències reals que ajudin a la comprensió.

• Impuls al benestar. Resulta determinant aconseguir com més aviat millor que el nou treballador es senti a gust a l’empresa. La companyia, per això, ha d’estar sensibilitzada amb el tema i informar a cada nouvingut. Aspectes com els hàbits saludables i l’activitat física són crucials. També cal afavorir les interrelacions entre els companys i comptar amb un lloc de treball acollidor i estimulant.

Un avenç decidit

Els millors líders són cada cop més conscients de la importància que té acollir bé als nous empleats. Ens fixem a les dades de l’estudi realitzat per Kronos i the Human Capital Institute? Més del 30% de les empreses top disposen actualment d’una plataforma de seguiment en aquest àmbit. Així, el 76% inclou tota aquesta informació útil en un portal d’onboarding. Tanmateix, només el 9% aprofita aquests recursos abans del primer dia de treball.

Sens dubte, les organitzacions comencen a ser conscients de la importància d’aquesta fase. Tot i això, encara no han desenvolupat completament les seves possibilitats. Encara hi ha un cert recel en elles a abocar-se, decididament, a la seva implementació. Sobretot quan es tracta de proporcionar informació i accessos a qui encara no ha debutat a l’equip humà.

No obstant això, els fets indiquen que és vital començar com més aviat millor. Quan el compromís de treball s’ha pactat, aquest nou candidat ja pertany a l’empresa. I com a tal cal tractar-lo.

Els recursos i les idees d’onboarding digital que hem presentat són determinants, avui dia, per a les empreses i els seus empleats. Un cop acceptat i implementat aquest enfocament, els beneficis per a tothom són considerables.