Onboarding digital: Grandes ideias para o onboarding de colaboradores

O que é e para que serve o onboarding digital? Quando novos profissionais aderem a uma organização, devem ser integrados o mais rapidamente possível. É a única forma de acelerar a produtividade e o desempenho de cada recém-chegado. É do interesse de todos aproveitar ao máximo os recursos humanos e o talento no mais curto espaço de tempo possível. Isto é especialmente verdade para os gestores de empresas.

Neste artigo, explicamos como assegurar que os recém-chegados tragam valor ao grupo. Não há tempo a perder para se alcançar o sucesso.

Definição de onboarding digital

Onboarding é precisamente o processo de adaptação, integração e incorporação de um profissional no seu novo trabalho. A organização deve promover diferentes ações para os fazer sentir-se parte ativa desde o primeiro momento. Se o recém-chegado não se sentir incluído desde cedo, ele ou ela terá dificuldade em atuar. Até se adaptarem ao ambiente, sentem-se limitados, e são limitados.

Por outro lado, a empresa precisa de acelerar este processo. É do seu interesse adaptar-se rapidamente. Ao mesmo tempo, precisa de otimizar os seus recursos e não gastar mais tempo do que deveria com este processo.

Qual é a solução? Desenvolver um plano de onboarding baseado na digitalização. Esta é a forma perfeita de combinar a eficiência desejada para o funcionário e o desempenho económico da organização.

Nas relações humanas, as primeiras impressões são decisivas: sabia que são necessários apenas 30 segundos para formar uma opinião sobre alguém e fazer um juízo sobre ele? O mesmo é válido para as equipas e locais de trabalho. É importante agir rapidamente para assegurar que a avaliação inicial seja positiva.

Quais são os objetivos do onboarding?

Vejam estes dados. De acordo com um relatório da Glassdoor, ter um processo de integração no local melhora a fidelidade dos novos funcionários em 80% – e a produtividade em mais de 70%!!

No entanto, quase 60% das organizações concentram o seu trabalho a bordo na papelada e processos. Isto reflete-se na investigação levada a cabo pelo Human Capital Institute. Tenha cuidado: 22% dos novos recrutas partem no primeiro mês e meio de emprego.

O onboarding físico já não é suficiente. A digitalização destes processos estabeleceu-se como a principal, e única, opção possível. Será que devemos avançar no seu conhecimento?

A integração do novo colaborador deve começar assim que ele ou ela aceitar a nossa oferta de emprego. A partir desse momento, eles são potencialmente os nossos novos profissionais.

A partir daí, devemos perseguir vários objetivos claros:

• Para assegurar aincorporação definitiva do candidato na empresa.

• Gerar uma experiência motivadora e memorável na transição inicial para o seu novo emprego.

• Comunicar as políticas internas da organização.

• Para partilhar a filosofia e os valores da empresa.

• Fornecer informação relacionada com funções de trabalho.

• Formar uma rede de networking que favoreça a sua rápida integração e operabilidade.

• Acelere a sua curva de aprendizagem. Isto permitir-lhes-á um desempenho com a máxima eficiência.

Uma diferenciação importante

Antes de irmos mais longe, consideramos crucial destacar uma classificação decisiva. Conhece a diferença entre estes três conceitos?

• Onboarding. Este é o processo de acolhimento de novos membros à empresa.

• Inboarding. Concentra-se nos colaboradores existentes, para os empurrar para a promoção interna.

• Offboarding. Neste caso, visa ex-colaboradores, logo após terem sido despedidos.

Porquê criar um plano de integração profissional?

Na realidade, acolher um novo colaborador não acaba no primeiro dia, longe disso. É um processo que deve ser acompanhado e controlado ao longo de várias semanas. O estilo de liderança dos seus superiores faz a diferença, mas não é suficiente.

Porque deve investir recursos nele? Fundamentalmente, porque proporciona à organização benefícios significativos:

• Retenção de talentos. A diferença comercial está nas pessoas. Se tivermos as melhores pessoas, seremos melhores. Para tal, não basta recrutá-los, é preciso mantê-los.

• Melhorar a produtividade. Foi estabelecido um aumento de até 54% em novos profissionais com um bom plano de indução.

• Melhorar a imagem de marca. A perceção corporativa melhora. E não só a marca do empregador o faz, porque este conceito tem uma forte influência sobre a imagem externa projetada.

• Reduzir os custos. Sim, também poupa dinheiro. Os custos de recrutamento e seleção de pessoal são mais baixos, porque aqueles que chegam ficam. Também não se esqueça, todo o tempo gasto em formação com cada candidato que depois sai.

Porque apostar na digitalização do onboarding?

A criação de uma plataforma online para melhor receber novos profissionais só traz vantagens, especialmente as seguintes:

• Poupar tempo em tarefas administrativas. Tudo é racionalizado, otimizado e acelerado, para que a empresa e o colaborador possam concentrar-se nas tarefas produtivas mais cedo.

• Reduzir a margem de erro. Tenha cuidado com a ausência de mentalidade e com os mal-entendidos. Com a digitalização, as máquinas estão cientes de tudo e evitam-nas.

• Adaptar-se ao recém-chegado. A pessoa envolvida pode regular o seu próprio processo de embarque. Quando trabalhamos comfreelancers ou profissionais externos, isto também simplifica as coisas.

• Melhorar as atualizações de conteúdo. A automatização permite-lhe tê-los sempre disponíveis, assim como ter os dados mais recentes. Por conseguinte, pode consultá-los em tempo real.

• Otimizar o acompanhamento de cada caso.Tudo é mais fácil de saber como o recém-chegado se está a sair. As falhas são identificadas mais cedo e melhor corrigidas.

• Partilha fácil de informação.O controlo da situação aumenta. Podemos sempre partilhar dados, documentos ou indicadores.

• Aumentar o acesso do profissional ao conteúdo. O recém-chegado tem a possibilidade de consultar qualquer informação dos seus dispositivos pessoais. Onde quer que estejam.

6 recursos úteis para digitalizar o onboarding

Não se enganem: a utilização da tecnologia digital ajuda a acelerar e automatizar o acolhimento de novos colaboradores. Aqui estão meia dúzia de ideias valiosas para impulsionar este processo.

1. Checklists

O desconhecimento e a incerteza sobre o que há de novo podem bloquear novos trabalhadores. Para os orientar facilmente pelo caminho ótimo, é altamente recomendável criar uma lista de tarefas e atividades que devem realizar durante os seus primeiros dias. Assim, quando esta lista é partilhada online, o profissional e o seu supervisor sabem a todo o momento como estão a atuar.

Por outro lado, proporciona segurança, julgamento e confiança, porque o protagonista tem a sensação de estar no caminho certo. E, de facto, é este o caso

Finalmente, lembre-se que é possível utilizar aplicações em linha para as gerar. Por exemplo, Trello torna muito fácil visualizar tarefas através de “cartões” que podem ser facilmente movidos através de diferentes colunas (normalmente é organizado com uma coluna para tarefas pendentes, outra para tarefas em curso e outra para tarefas concluídas) e criar checklists dentro de cada um destes cartões.

2. Ferramentas, aplicações e integrated tools

Existem programas e ferramentas de onboarding que simplificam e racionalizam todos os procedimentos. O Talmundo, por exemplo, é uma plataforma que proporciona confiança e melhora a perceção da marca.

Além disso, muitos sistemas integrados permitem a gestão conjunta de várias frentes. Os Recursos Humanos têm-no muito mais fácil, poupamos tempo e dinheiro e o acompanhamento dos colaboradores é mais completo e imediato.

3. Assinatura digital

À medida que as comunicações telemáticas se tornam cada vez mais frequentes e variadas, a assinatura digital é muito necessária. Permite que os acordos alcançados sejam validados remotamente, sem necessidade de contacto físico. A Signaturit é uma excelente opção a este respeito.

4. Learning management systems

A distribuição de documentação impressa pouco atraente não desperta o interesse ou a motivação do recém-chegado para aprender. A tutoria reforça o fator humano, mas o custo é excessivo. Ter sistemas de aprendizagem tecnológica para formar os recém-chegados é uma grande alternativa, e ainda mais se estes integrarem sistemas de ramificação motivadores. Estas podem ser criadas ad hoc ou tirar partido de plataformas existentes, tais como a Cornestone.

5. Chatbots

Na mesma direção que a secção anterior, a inteligência artificial é um excelente recurso. Os Chatbots são muito úteis, acima de tudo, para a resolução de questões específicas. O assistente virtual fornece um serviço de consulta ágil, preciso e económico, em termos de tempo e dinheiro. Tornam-se um apoio imediato, discreto e disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, para cada novo recruta.

6. Audiovisuais

Disponibilizar tutoriais em vídeo, webinars ou plataformas de videoconferência aos recém-chegados é muito útil quando se pretende melhorar as comunicações à distância. São também um recurso muito válido para fornecer informações práticas e aumentar o conhecimento da marca.

Ideias para um plano concreto de onboarding

O plano de onboarding não pode ser um documento teórico com implementação complicada. Temos de ser muito práticos na sua determinação, e especificar muito bem como pô-lo em ação. Quer o profissional esteja a bordo cara a cara ou à distância, uma abordagem de onboarding digital é a melhor escolha.

As 4 etapas essenciais

Quando se trata de otimizar o onboarding, há quatro passos fundamentais:

• Entrega do kit de boas-vindas. Pode dar-lha à mão ou enviá-la para o seu domicílio, caso em que é aconselhável pedir uma fotografia da sua receção. Este é o pacoteque contém todo o material e informação inicial.

• Inclusão nos canais de comunicação digital. Assim que fizer parte da equipa, deverá ter acesso a todas elas. Para além do e-mail e do WhatsApp, podem ser utilizados outros sistemas mais profissionais, tais como o Slack ou o Telegram. Para além dos endereços e números de contacto, devem também ser-lhes fornecidos códigos de acesso e palavras-passe.

• Reunião introdutória. De preferência cara-a-cara; se tal não for possível, telemático. É essencial dar essa interação humana ao vosso acolhimento. É também a melhor forma de transmitir a informação principal e de gerar uma forte pegada corporativa. Aspetos como a cultura e filosofia empresarial são fundamentais para este encontro. Além disso, discutiremos o organigrama, a assinatura do contrato e as tarefas e responsabilidades atribuídas. Em geral, é importante manter a conversa prática, com exemplos da vida real e referências para ajudar à compreensão.

• Bem-estar impulsionado. É crucial fazer com que o novo colaborador se sinta à vontade na empresa o mais depressa possível. Para o efeito, a empresa deve estar consciente do problema e informar cada recém-chegado. Aspetos tais como hábitos saudáveis e atividade física são cruciais. É também necessário encorajar as inter-relações entre colegas e ter um local de trabalho acolhedor e estimulante.

Um avanço determinado

Os principais líderes e profissionais de RH estão cada vez mais conscientes da importância de acolher bem os novos colaboradores. Olhando para os dados do inquérito Sprout Social, 53% concordam que o envolvimento dos funcionários melhora quando o acolhimento é feito corretamente. Além disso, os colaboradores também consideram o acolhimento essencial no início de uma nova carreira. De acordo com o North Pass os colaboradores têm o dobro da probabilidade de considerar uma mudança de emprego se tiverem uma experiência negativa durante o acolhimento.

Sem dúvida, as organizações começam a aperceber-se da importância desta fase. No entanto, ainda não desenvolveram plenamente o seu potencial. Há ainda uma certa relutância da sua parte em ir tudo por água abaixo na sua implementação. Especialmente quando se trata de fornecer informação e acesso àqueles que ainda não fizeram a sua estreia na equipa.

No entanto, os factos indicam que é vital começar o mais cedo possível. Assim que o compromisso de trabalho tenha sido acordado, este novo candidato já pertence à empresa. E devem ser tratados como tal.

Os recursos e ideias de onboarding digital que apresentámos são decisivos para as empresas e os seus colaboradores de hoje. Uma vez aceite e implementada esta abordagem, os benefícios para todos são consideráveis.