5 Ferramentas de gestão de Recursos Humanos que deve utilizar

As pessoas são o principal ativo de uma empresa. Graças a elas, alcançamos os nossos objetivos estratégicos e melhoramos a nossa eficiência e produtividade. Paradoxalmente, as ferramentas tecnológicas e de gestão de recursos humanos são cada vez mais importantes para tirar o máximo partido dos nossos ativos humanos. Quais são as que o vão ajudar a conseguir isso? Falamos-lhe delas neste artigo.

A digitalização e o departamento de recursos humanos

Toda a empresa é, antes de mais, uma organização humana. O seu sucesso ou fracasso é sempre o resultado e a consequência dos esforços e êxitos das pessoas que a compõem.

Como bem sabe, o papel do Departamento de Recursos Humanos é ajudar e melhorar ao máximo o talento de uma organização empresarial. Para isso, concentra-se em fomentar as relações e a comunicação entre os seus membros, incentivar a motivação e o empenho e desenvolver a formação necessária.

No entanto, em tempos de digitalização como os atuais, a sua gestão está a evoluir de forma tecnológica. De tal forma que, segundo um estudo de KPMG, dois em cada três gestores de RH consideram que este sector está a sofrer uma verdadeira transformação digital.

Quase metade das empresas (49%) já investiu em programas de gestão de recursos humanos e quase uma em cada três (32%) trabalha estes aspetos na nuvem. De acordo com os dados do mesmo relatório, a previsão é que 60% destes departamentos invistam em análises preditivas, 47% em IA e 53% na automatização dos seus processos.

Uma vez abordado este processo tecnológico, 88% dos inquiridos estão convencidos de que o esforço realizado foi positivo. E a maioria está confiante de que as coisas continuarão a mudar muito num futuro próximo. Assim, 76% dos recrutadores pensam que a inteligência artificial será indispensável no seu trabalho nos próximos anos.

Embora seja verdade que existem algumas tarefas de RH que nunca devem ser tratadas pela tecnologia – por exemplo, a demissão construtiva de um funcionário -, há muitas outras que beneficiam substancialmente dos avanços digitais. Vamos olhar mais de perto as principais vantagens que eles trazem?

Porquê apostar em ferramentas digitais para o Departamento de Recursos Humanos

Estes recursos podem ser utilizados por todo o tipo de empresas, desde a mais pequena PME até às maiores multinacionais. A sua função é clara: simplificar o trabalho, ganhar em produtividade, tempo e dinheiro, e melhorar os resultados obtidos.

De seguida, explicamos os benefícios que começará a perceber assim que aplicar estas ferramentas na sua empresa:

• Poupar tempo. Este é um elemento crítico para o sucesso do negócio. Não é como o dinheiro, que pode ser reposto: o tempo perdido não é recuperável. Após uma fase inicial de implementação e lançamento, em breve começará a ver uma melhoria sistemática no desempenho dos R H. As tarefas são concluídas mais rapidamente e os processos de trabalho internos são otimizados.

• Apoio a experiências eficazes dos funcionários. A digitalização deste departamento facilita a interação entre as equipas por meios digitais. Tudo será mais ágil, direto e simples, pelo que a comunicação empresarial é significativamente melhorada.

• Reduzir os custos. Embora seja necessário fazer um investimento inicial para dispor dos equipamentos e serviços tecnológicos necessários, a utilização que lhes damos acelera a sua amortização e reduz as despesas posteriores com tecnologia. A otimização dos processos também permite reduzir os custos.

• Tomar decisões melhores. Reunir todos os dados relacionados numa única plataforma facilita o acesso e a utilização dos mesmos. É possível compilar e relacionar informações, algo que anteriormente era impossível. As métricas obtidas reduzem o grau de incerteza antes de tomar decisões e, consequentemente, permitem que sejam mais acertadas.

• Melhorar a transparência. Como os dados estão localizados na nuvem, todos na empresa podem aceder facilmente a eles. Quando a empresa opta por fazê-lo, não existe qualquer lacuna de informação para os seus membros, que podem estar cientes do que está a acontecer em tempo real.

• Aumentar a competitividade. Ao dispor de mais métricas e factos concretos sobre as pessoas e os processos de RH, o sucesso do processo de RH aumenta. É possível uma melhor análise da situação, conduzindo a melhores decisões que tornam a sua empresa mais competente.

Qual é o travão à sua implementação?

A análise anterior mostra que é mais do que interessante investir na digitalização dos recursos humanos. No entanto, 41% dos profissionais consideram que a cultura da empresa é o obstáculo mais importante para a implementação destas fórmulas de inovação.

É essencial ter o compromisso e o apoio da direção. A partir daí, a etapa seguinte consiste em elaborar um plano personalizado, adaptado a cada situação. Em seguida, um trabalho de sensibilização e de consciencialização da equipa é essencial para implementar com sucesso esta renovação.

Melhorar a comunicação e o envolvimento do pessoal ajudá-lo-á a acelerar a transformação digital. Além disso, de acordo com o estudo The Right Culture: Not Just About Employee Satisfaction de Gallup, as equipas mais empenhadas são 21% mais rentáveis. A rotatividade dos funcionários diminui 59% e as taxas de absentismo caem mais de 40%. Por conseguinte, é do seu interesse motivar e sensibilizar para a digitalização dos recursos humanos. Isso ajuda-o a acelerar o processo e a manter a sua equipa motivada e empenhada.

Quais são as 5 ferramentas mais úteis?

Cada empresa tem as suas próprias necessidades e circunstâncias, que determinam qual a ferramenta adequada a cada caso. Tal como elaborar um profesiograma pode ser necessário num processo de recrutamento específico, o mesmo se aplica a estes recursos.

No entanto, é verdade que, em geral, existem algumas opções interessantes. Todas elas se revelaram muito atrativas para um grande número de organizações empresariais de todos os tipos. Abordamo-las de seguida, explicando o que são e alguns dos seus prós e contras.

1. Redes sociais internas

A comunicação interna e a colaboração entre funcionários são essenciais para qualquer empresa, incluindo a sua. É importante facilitar as interações entre colegas, especialmente quando estes trabalham em departamentos diferentes.

Dispor de uma ferramenta que gere redes sociais internas é ótimo para fomentar o empenho, o sentimento de pertença e a camaradagem. Como resultado, o trabalho é melhor, a cultura da empresa é reforçada e a produtividade aumenta.

Nestas redes sociais internas, as conversas mais informais são encorajadas. A flexibilização das hierarquias e a maior liberdade de expressão têm um efeito positivo no desenvolvimento e no progresso de uma organização. Os colaboradores ficam mais empenhados e mais felizes, o que melhora a retenção de talentos.

A Jive é atualmente a marca líder entre as redes sociais empresariais. Baseia-se na colaboração e na gestão eficiente do conhecimento, e permite inúmeras funções:

• Comunidades virtuais.

• Microblogging.

• Blogues.

• Fóruns de discussão e debate.

• Wikis.

• Gestão de conteúdos RSS.

• Mensagens instantâneas e integração destes sistemas.

O seu principal atributo é o facto de reunir estas propostas numa única interface enriquecida com conteúdos úteis. E fá-lo impulsionando novas funcionalidades no domínio da colaboração.

2. Plataformas de e-learning

A formação, a qualificação permanente e a melhoria contínua são essenciais para as empresas que aspiram a dominar os mercados. A implementação da formação contínua não só aumenta a capacidade produtiva da sua empresa. É também importante para que os seus colaboradores se sintam mais realizados e comprometidos com a organização.

O outsourcing é uma alternativa. Mas a realidade atual mostra que a aprendizagem ao longo da vida é mais interessante. Em que é que consiste? Em que cada pessoa assume a responsabilidade e assume a responsabilidade pela sua própria formação e reciclagem contínua.

Para facilitar e estimular este trabalho, a sua empresa pode utilizar plataformas de aprendizagem ou Sistemas de Gestão de Conteúdos de Aprendizagem (SGCA). Trata-se de criar salas de aula virtuais com os conteúdos e cursos de formação adequados a cada situação. Os millennials, como referência, valorizam muito esse serviço em seus empregadores. Por isso, para além de reter talento, permite atrair mais talento de outras organizações.

Si bien existen muchas opciones interesantes, Moodle es una de las mejor valoradas. Eis as suas qualidades:

• Permite-lhe criar ambientes virtuais de aprendizagem tão estimulantes como acessíveis.

• É um ótimo complemento digital para as aulas presenciais.

• Fornece métodos de avaliação e classificação.

• É acessível e compatível com qualquer navegador Web.

3. Instrumentos de gamificação

Não quer manter o moral dos seus trabalhadores elevado? Na realidade, todos nós ainda carregamos a criança que fomos um dia. Adoramos brincar! E, como está provado, a gamificação oferece inúmeros benefícios para o desenvolvimento competitivo das empresas atuais.

As suas utilizações são múltiplas, em todos os departamentos e situações. Por exemplo, para melhorar a motivação da sua própria rede comercial ou para incentivar os funcionários a participar em qualquer atividade organizada.

Sugerimos que combine estes recursos com prémios e incentivos, através dos quais cada profissional vai querer dar o seu melhor. Também pode ser utilizado para criar experiências gamificadas para os clientes.

O SalesScreen é uma das ferramentas mais valorizadas para gamificar o trabalho diário da sua equipa. Trata-se de uma proposta muito completa, com um grande historial no mercado. Proporciona um ambiente de qualidade, de utilização intuitiva, apelativo e com grandes possibilidades criativas. As suas interfaces são também estimulantes e encorajam a participação. Por fim, o seu motor permite a gamificação com base em objetivos e recompensas individualizados.

4. Plataformas de gestão

Os departamentos de recursos humanos mais avançados utilizam estes sistemas tecnológicos nas suas atividades. As suas contribuições e funcionalidades são múltiplas, desde o processamento dos salários à atribuição de férias ou ao estabelecimento de uma comunicação direta com as administrações públicas.

Existem alternativas personalizadas, software criado ad hoc para a sua empresa. Ou existe também a possibilidade de utilizar soluções já estabelecidas, como Vasalto, Sage, Factorial ou Meta 4.

Além disso, existem programas avançados para a gestão das tarefas mais rotineiras de RH, como o Bizneo HR. É baseado na nuvem e oferece módulos específicos para otimizar, entre outras, estas tarefas:

• Controlo de horários e turnos.

• Atração de talentos (recrutamento).

• Sistemas de avaliação.

• Realização de inquéritos.

• Processos de formação.

• Atribuição e controlo de férias.

• Relatórios.

• Organogramas.

• Portal do trabalhador.

Destaca-se pela sua facilidade de utilização. É implementado de uma forma muito simples e fornece um apoio excecional para resolver dúvidas e problemas relacionados com a sua aplicação.

5. Sistema de onboarding

Acelerar e facilitar o processo de acolhimento e integração de profissionais numa nova empresa é crucial para todos. Trata-se de uma etapa fundamental e complexa que, muitas vezes, marca o futuro dessa pessoa na sua organização.

Se o novo colaborador se sentir confortável desde o início, ganha motivação, segurança e desempenho imediato. É um facto, não se esqueça, que 90% dos novos funcionários decidem se ficam ou não na empresa ao fim de apenas seis meses.

Para além disso, a sua empresa poupa custos e reduz o tempo que tem de dedicar à supervisão da transição. É por isso que é importante ter uma ferramenta tecnológica que ajude os recém-chegados a integrarem-se e a começarem a ser valiosos o mais rapidamente possível. O onboarding permite-lhe obter até 54% mais produtividade nos seus novos funcionários.

Trello é possivelmente a ferramenta mais interessante. Embora existam outras opções como Asana, Click Boarding ou Chiengonboarding, inclui um modelo muito prático especificamente para este processo. Desta forma, é mais fácil atribuir tarefas e supervisores, partilhar a informação necessária e acompanhar o novo colaborador durante a sua adaptação.

Em suma, as ferramentas de gestão de recursos humanos são um verdadeiro apoio, fiável e muito económico. Apresentámos algumas soluções altamente recomendadas, tendo em conta que cada caso é diferente. De qualquer forma, investir na digitalização da sua área de R H não deve esperar mais – está na altura de começar a avançar na direção certa!