Onboarding digital: Grandes ideas para la integración de empleados

¿Qué es y para qué sirve el onboarding digital? Cuando se incorporan nuevos profesionales a una organización, deben integrarse cuanto antes. Es la única manera de acelerar la productividad y el rendimiento de cada recién llegado. A todos conviene aprovechar los recursos humanos y el talento en el menor plazo posible. Especialmente, a los responsables de la compañía.

En este artículo explicamos cómo lograr que los recién llegados aporten valor al grupo. No hay tiempo que perder para alcanzar el éxito.

Definiendo el onboarding digital

Según la encuesta de población activa, en 2021 se generaron en España 840.700 puestos de trabajo. Esta creación de empleo, la mayor desde 2005, supone la incorporación a las empresas de muchos empleados debutantes. ¿Cómo podemos agilizar su integración para que, cuanto antes, se adapten a sus responsabilidades, compañeros y funciones?

El onboarding es, precisamente, ese proceso de adaptación, integración e incorporación de un profesional a su nuevo puesto de trabajo. La organización debe impulsar diferentes acciones para hacer que se sientan parte activa desde el primer momento. Si el recién llegado no se siente incluido pronto, le costará rendir. Hasta que se adapta al entorno, se siente limitado, y lo está.

Por otra parte, la empresa tiene la necesidad de acelerar este proceso. Le interesa una rápida adaptación. Al mismo tiempo, precisa optimizar sus recursos y no dedicar más tiempo del debido a este proceso.

¿Cuál es la solución? Desarrollar un plan de onboarding a partir de la digitalización. Es la opción perfecta para aunar la deseada eficiencia hacia el trabajador y el rendimiento económico organizativo.

En las relaciones humanas, la primera impresión es decisiva. ¿Sabes que bastan 30 segundos para formarnos una opinión sobre alguien y generar un juicio al respecto? Sucede lo mismo con los equipos y los lugares de trabajo. Conviene actuar con rapidez para que la valoración inicial sea positiva.

¿Cuáles son los objetivos del onboarding?

Mira estos datos. Según un informe de Glassdoor, contar con un proceso de incorporación mejora la fidelización de los nuevos empleados en un 80 %. ¡Y en más del 70 % la productividad!

Sin embargo, casi el 60 % de las organizaciones centran su onboarding en papeleos y procesos. Es lo reflejado por las investigaciones de Human Capital Institute. Hay que tener mucho cuidado: el 22 % de los nuevos contratados dejan su puesto durante el primer mes y medio de actividad.

El onboarding físico ya no es suficiente. La digitalización de estos procesos se ha consolidado como la principal, y única, opción posible. ¿Avanzamos en su conocimiento?

La integración del nuevo empleado debe comenzar en cuanto acepta nuestra oferta laboral. A partir de ese momento, ya es potencialmente nuestro nuevo profesional.

Debemos perseguir, a partir de entonces, varios propósitos bien claros:

• Garantizar la incorporación definitiva del candidato a la empresa.

• Generar una experiencia motivadora y memorable en esa transición inicial hacia su nuevo empleo.

• Comunicar las políticas internas de la organización.

• Poner en común la filosofía y los valores de la compañía.

• Proporcionar la información relacionada con las funciones del puesto de trabajo.

• Conformar una red de networking que favorezca su integración rápida y su operatividad.

• Agilizar su curva de aprendizaje. Así se desenvolverá con la máxima eficacia.

Una diferenciación importante

Antes de continuar, consideramos crucial incidir en una clasificación determinante. ¿Conoces la diferencia entre estos tres conceptos?

• Onboarding. Es el proceso de bienvenida a los nuevos miembros de la compañía.

• Inboarding. Se enfoca en los empleados ya existentes, para impulsarlos hacia la promoción interna.

• Offboarding. En este caso, se dirige a los exempleados, justo después de haber sido despedidos.

¿Por qué crear un plan de acogida profesional?

En realidad, la acogida de un nuevo empleado no finaliza el primer día, ni mucho menos. Es un proceso que debe acompañarle varias semanas y ha de ser sometido a un seguimiento. El estilo de liderazgo de sus superiores marca diferencias, pero no es suficiente.

¿Por qué te conviene invertir recursos en ello? Fundamentalmente, porque proporciona a la entidad significativos beneficios:

• Conservar el talento. La diferencia empresarial está en las personas. Si tenemos a los mejores, seremos mejores. Para ello no basta con ficharlos, hay que mantenerlos.

• Mejorar la productividad. Hasta en un 54 % se ha fijado su incremento en nuevos profesionales con un buen plan de acogida.

• Potenciar la imagen de marca. La percepción corporativa mejora. Y no solo lo hace el employer branding, porque este concepto influye mucho en la imagen externa proyectada.

• Reducir costes. Sí, también permite ahorrar. Los costes de reclutar y seleccionar personal son menores, porque los que llegan se quedan. No olvides, tampoco, todo el tiempo invertido en formación con cada candidato que luego se nos marcha.

¿Por qué apostar por la digitalización del onboarding?

Establecer una plataforma online para acoger mejor a los nuevos profesionales solo reporta ventajas, especialmente las siguientes:

• Ahorrar tiempo en tareas administrativas. Todo se agiliza, se optimiza y se acelera, por lo que la empresa y el empleado pueden dedicarse antes a labores productivas.

• Reducir el margen de error. Hay que tener cuidado con los despistes y sobreentendidos. Con la digitalización, las máquinas están al tanto de todo y los evitan.

• Adecuarse al recién llegado. El propio implicado puede regular su proceso de incorporación. Cuando trabajamos con freelancers o profesionales externos, también se simplifican las cosas.

• Mejorar las actualizaciones de los contenidos. La automatización permite tenerlos siempre disponibles, así como disponer de los últimos datos. Por tanto, puedes consultarlos en tiempo real.

• Optimizar el seguimiento de cada caso. Todo resulta más fácil para saber cómo se está desenvolviendo el debutante. Los fallos se identifican antes y se corrigen mejor.

• Compartir la información fácilmente. El control de la situación aumenta. Siempre podremos poner en común datos, documentos o indicadores.

• Impulsar el acceso del profesional a los contenidos. El recién llegado tiene la posibilidad de consultar cualquier información desde sus dispositivos personales. Esté donde esté.

6 recursos útiles para digitalizar el onboarding

No lo dudes: el uso de la tecnología digital ayuda a acelerar y a automatizar la incorporación de los nuevos trabajadores. A continuación, te presentamos media docena de ideas valiosas para potenciar este proceso.

1. Checklists

El desconocimiento y la incertidumbre ante lo nuevo bloquean a los nuevos trabajadores. Para guiarlos fácilmente por el camino óptimo, es muy recomendable crear un listado de tareas y actividades que deben ir realizando durante sus primeros días. Así, cuando este listado se comparte online, el profesional y su supervisor saben en todo momento cómo se está desenvolviendo.

Por otro lado, aporta seguridad, criterio y confianza, porque el protagonista tiene la sensación de estar avanzando por el camino correcto. Y, de hecho, así es.

Recuerda, por último, que es posible utilizar aplicaciones online para generarlos. Por ejemplo, Trello facilita muchísimo la visualización de las tareas a través de “tarjetas” que pueden moverse fácilmente por diferentes columnas (se suele organizar con una columna para tareas pendientes, otra para tareas en proceso y otra para tareas terminadas) y crear checklists dentro de cada una de estas tarjetas.

2. Herramientas, apps e integrated tools

Existen programas y herramientas específicas de onboarding que simplifican y dinamizan todos los procedimientos. Así, Talmundo es una plataforma que aporta confianza y mejora la percepción de la marca.

Además, muchos sistemas integrados hacen posible gestionar varios frentes de forma conjunta. Recursos Humanos lo tiene mucho más sencillo, ahorramos tiempo y dinero y el seguimiento al empleado es más completo e inmediato.

3. Firma electrónica

Teniendo en cuenta que las comunicaciones telemáticas son cada vez más frecuentes y variadas, la firma digital es muy necesaria. Permite validar a distancia los acuerdos alcanzados, sin necesidad de contacto físico. Signaturit es una magnífica opción a este respecto.

4. Learning management systems

Entregar documentación impresa poco atractiva no despierta el interés ni la motivación para aprender del recién llegado. La tutorización o el mentoring refuerzan el factor humano, pero su coste es excesivo. Contar con sistemas de aprendizaje tecnológicos para formar a los nuevos es una gran alternativa, y aún más si integran sistemas de gamificación motivadores. Se pueden crear ad hoc o aprovechar plataformas ya existentes, como Cornestone.

5. Chatbots

En la misma dirección del apartado anterior, la inteligencia artificial es un recurso excelente. Los chatbots son muy útiles, sobre todo, para resolver dudas puntuales. El asistente virtual proporciona un servicio de consultas ágil, preciso y económico, en términos de tiempo y de dinero. Se convierten en un apoyo inmediato, discreto y disponible 24/7 para cada nuevo contratado.

6. Audiovisuales

Poner a disposición de los recién llegados videotutoriales, webinars o plataformas para videoconferencias es muy útil cuando se quieren mejorar las comunicaciones a distancia. Además, son un recurso muy válido para proporcionar información práctica y elevar la percepción de la marca.

Ideas para concretar un plan de onboarding

El plan de onboarding no puede ser un documento teórico de complicada ejecución. Debemos ser muy prácticos al determinarlo, y concretar muy bien cómo ponerlo en marcha. Tanto si el profesional se incorpora en modo presencial o a distancia, un enfoque de onboarding digital es la mejor elección.

Los 4 pasos esenciales

Cuando se trata de una acogida optimizada, hay cuatro pasos fundamentales:

• Entrega del kit de bienvenida. Puedes dárselo en mano o enviárselo a su domicilio, en cuyo caso conviene solicitar una fotografía de su recepción. Es el pack que contiene todo el material y las informaciones iniciales.

• Inclusión en los canales de comunicación digital. En cuanto forma parte del equipo, ha de tener a su alcance todos los accesos. Además del correo electrónico y el WhatsApp, se pueden emplear otros sistemas más profesionales, como Slack o Telegram. Además de las direcciones y números de contacto, hay que facilitarle también las claves y contraseñas de acceso.

• Reunión introductoria. Preferentemente presencial; si no es posible, telemática. Es esencial conferir esa interacción humana a su bienvenida. Asimismo, es la mejor manera de transmitirle la información principal y de generar en él una huella corporativa potente. Es fundamental tratar en este encuentro aspectos como la cultura y la filosofía corporativas. Además, hablaremos del organigrama, la firma del contrato y las tareas y responsabilidades asignadas. Por lo general, es importante darle un cariz práctico a la conversación, con ejemplos y referencias reales que ayuden a la comprensión.

• Impulso al bienestar. Resulta determinante conseguir cuanto antes que el nuevo trabajador se sienta a gusto en la empresa. La compañía, para ello, debe estar sensibilizada con el tema e informar a cada recién llegado. Aspectos como los hábitos saludables y la actividad física son cruciales. También es necesario favorecer las interrelaciones entre los compañeros y contar con un lugar de trabajo acogedor y estimulante.

Un avance decidido

Los mejores líderes son cada vez más conscientes de la importancia que tiene acoger bien a los nuevos empleados. ¿Nos fijamos en los datos del estudio realizado por Kronos y the Human Capital Institute? Más del 30 % de las empresas top disponen actualmente de una plataforma de seguimiento en este ámbito. Así, el 76 % incluye toda esta información útil en un portal de onboarding. Sin embargo, solo el 9 % aprovecha estos recursos antes del primer día de trabajo.

Sin duda, las organizaciones empiezan a ser conscientes de la importancia de esta fase. Sin embargo, todavía no han desarrollado por completo sus posibilidades. Aún existe un cierto recelo en ellas a volcarse, decididamente, en su implementación. Sobre todo, cuando se trata de proporcionar información y accesos a quien todavía no ha debutado en el equipo humano.

No obstante, los hechos indican que es vital comenzar cuanto antes. En el momento que el compromiso de trabajo se ha pactado, ese nuevo candidato ya pertenece a la empresa. Y como tal hay que tratarlo.

Los recursos y las ideas de onboarding digital que hemos presentado son determinantes, hoy en día, para las empresas y sus empleados. Una vez aceptado e implementado este enfoque, los beneficios para todos son considerables.