Redactar una descripción de puestos de trabajo es una tarea previa al inicio del proceso de reclutamiento, que puede ser determinante para atraer el talento adecuado y optimizar el tiempo de gestión del propio proceso.
Si te preguntas cómo hacer una descripción de puesto de trabajo eficaz que te permita elegir al candidato idóneo para la posición que estás ofertando, la clave está en utilizar una plantilla para descripción de un puesto de trabajo que contenga toda la información que debes aportar.
Índice de contenidos
- Importancia de una buena descripción de puesto de trabajo
- ¿Qué ventajas aporta redactar una buena descripción de puestos de trabajo?
- De la descripción del puesto de trabajo al profesiograma
- Malas prácticas a evitar en la descripción de puestos de trabajo
- Paso a paso: cómo hacer una descripción de un puesto de trabajo
- 1. Realizar un estudio previo de las necesidades del puesto a cubrir
- 2. Destacar los datos básicos del puesto y de la empresa ofertante
- 3. Definir y describir las funciones propias del puesto de manera concisa
- 4. Aglutinar y enumerar los requisitos imprescindibles
- 5. Incluir y destacar factores deseables
- 6. Detallar la banda salarial y las propuestas de valor para el empleado
- Elementos clave en las descripciones de puestos de trabajo
- Ejemplos de descripción de puestos de trabajo
Importancia de una buena descripción de puesto de trabajo
La descripción de puestos de trabajo debe ser lo suficientemente clara y detallada, de manera que toda persona que la lea lo tenga fácil para obtener la información que necesita.
Esto es de suma importancia, ya que puede ayudar a tu departamento de Recursos Humanos a filtrar las solicitudes recibidas y, por tanto, agilizar su labor de captación de talento.
La ficha de descripción de puesto de trabajo, en esta línea, es una herramienta empresarial muy útil para desarrollar las funciones y responsabilidades que habrá de asumir el aspirante que, finalmente, acceda al puesto que buscas cubrir.
De cara al candidato, la descripción de puestos de trabajo de una empresa debe incluir cuáles son los objetivos del puesto, qué actividades deberá realizar la persona elegida, cuáles serán sus responsabilidades, qué beneficios están asociados al puesto y todas aquellas disposiciones que se consideren pertinentes. Así será más probable que se interesen los candidatos ideales.
¿Qué ventajas aporta redactar una buena descripción de puestos de trabajo?
Si has redactado la descripción de tus puestos de trabajo adecuadamente, te permitirá detectar las fortalezas y debilidades de los aspirantes. Y también, de manera indirecta, las que presenta de forma general la estructura organizativa de tu compañía.
Con esta información, te será más sencillo corregir errores y, por consiguiente, optimizar los procesos de selección.
De la descripción del puesto de trabajo al profesiograma
Si a partir de la descripción de tus puestos de trabajo creas un profesiograma de cada posición, contarás con un sistema completo y eficaz para filtrar de manera objetiva a los candidatos que muestran interés en formar parte de tu organización, durante la criba curricular y las entrevistas. La confección del profesiograma, asimismo, evidenciará las posibilidades de reubicación de personal en función de los requisitos de los puestos integrados en tu organización y las capacidades de los empleados.
Esto conduce a un mayor aprovechamiento del talento, posibilitando la generación de índices de estímulo por rendimiento que te permitan establecer incentivos por el aumento de la productividad. De esta manera, conseguirás un ambiente de sana competencia entre los trabajadores de la plantilla.
El profesiograma también es una herramienta muy válida para determinar situaciones y grado de incapacidad que pueda presentar un empleado, lo que permite esclarecer y agilizar los procesos legales relacionados con cada caso concreto.
Malas prácticas a evitar en la descripción de puestos de trabajo
A la hora de plantear cómo hacer una descripción de puesto de trabajo, es de suma importancia prestar especial atención a una serie de malas prácticas que pueden generar efectos negativos si incurres en ellas. Redactar ofertas poco realistas, en esta línea, revertirá en que todo el esfuerzo derrochado haya sido en vano.
Tampoco resulta conveniente utilizar terminología interna o excesivamente técnica en la ficha de descripción de puesto de trabajo. Esto puede confundir a los aspirantes y hacer que se desmotiven y terminen por no aplicar a la oferta que has lanzado.
Por supuesto, tienes que evitar el uso de superlativos, así como todos aquellos términos que puedan resultar discriminatorios. A la hora de transmitir los valores de la empresa, la diversidad y la inclusión juegan un papel importante. De ahí que cometer estos errores podría perjudicar enormemente la reputación de tu negocio.
Una descripción de puestos de trabajo atractiva puede llegar a propiciar una reducción considerable en el coste de contratación, así como una mejora en los tiempos del proceso de reclutamiento. También el aumento de la tasa de conversión candidato versus colaborador.
Paso a paso: cómo hacer una descripción de un puesto de trabajo
Para que la descripción de puestos de trabajo de una empresa sea efectiva, es importante redactar una ficha que encuentre el equilibrio perfecto entre aportar los datos necesarios para atraer la atención de los candidatos e hilar fino para que estos se ajusten al perfil deseado.
A continuación te dejamos algunas recomendaciones a tener en cuenta a la hora de realizar la descripción de un puesto de trabajo de manera adecuada y el paso a paso que debes seguir.
1. Realizar un estudio previo de las necesidades del puesto a cubrir
Llevar a cabo un trabajo de análisis y reflexión antes de redactar la ficha de descripción de puesto de trabajo es clave para detectar las posibles deficiencias en esa área y cómo solucionarlas.
No tienes que poner el foco en las destrezas de la persona que ocupaba anteriormente dicha posición, tampoco en las funciones que había estado desempeñando.
Más bien, es aconsejable que identifiques aquellas competencias que debería tener el candidato que tomará el relevo. Es decir, lo que tendrá que aportar para propiciar una mejora que afecte también a toda la organización.
2. Destacar los datos básicos del puesto y de la empresa ofertante
Una vez identificadas las necesidades del puesto y las características que debe reunir el candidato idóneo, lo siguiente es pasar a la acción y plasmarlo sobre el papel.
La descripción de puestos de trabajo requiere aglutinar los datos básicos de la vacante, así como de la organización ofertante, y que queden perfectamente destacados.
En este sentido, la ficha debe comenzar con el nombre del puesto de trabajo, el área dentro de la empresa y a quién se reporta, todo ello en una tipografía que visualmente resalte.
3. Definir y describir las funciones propias del puesto de manera concisa
Claridad y concisión son virtudes que se deben poner en valor en la descripción de puestos de trabajo. Es importante confeccionar un listado preciso con las actividades y tareas que tendrá que desempeñar el candidato una vez que tome posesión del cargo.
Estas funciones deben estar perfectamente definidas, de manera que la persona, tras su lectura, entienda perfectamente cómo sería su día a día en la organización.
4. Aglutinar y enumerar los requisitos imprescindibles
La precisión se agradece cuando se trata de elaborar la lista de requisitos imprescindibles que han de reunir los aspirantes a la posición que se oferta. La descripción de puestos de trabajo, en este apartado, no puede dar cabida a confusiones o malas interpretaciones.
De esta forma, activarás un filtro que puede ayudar a tus reclutadores a ahorrar tiempo y recursos, así como a detectar el talento que requieren para tu compañía de manera directa, reduciendo el margen de error.
Aquí entran en juego aspectos como la formación académica, las habilidades personales y la experiencia profesional. Es fundamental indicar claramente si estos requisitos son excluyentes. Así, las candidaturas que te presenten tendrán un porcentaje mayor de posibilidades de ajustarse al perfil solicitado.
5. Incluir y destacar factores deseables
Adoptar una postura demasiado exigente en cuanto al listado de requisitos puede acarrearte contratiempos. Por eso, debes analizar muy bien cuáles han de ser excluyentes y en cuáles otros puedes ser flexible.
En esta línea, conviene incluir y destacar un apartado en el que se especifiquen factores o habilidades deseables, es decir, aquellas competencias que, a pesar de no ser imprescindibles para optar al puesto, sí que pueden ejercer como elementos diferenciadores que terminen por decantar la balanza.
6. Detallar la banda salarial y las propuestas de valor para el empleado
Uno de los principales incentivos que atrae el talento a las organizaciones es el económico. Por esta razón, es muy recomendable incluir en la descripción de puestos de trabajo la banda salarial que corresponde a la vacante. Esta tendrás que calcularla en función de la valía del aspirante.
También es importante dejar claros cuáles serán los beneficios a los que tendrá derecho el trabajador, como seguro médico, coche de empresa, ticket restaurante, etcétera.
Elementos clave en las descripciones de puestos de trabajo
Para llevar a cabo un análisis y descripción de puestos de trabajo precisa y atractiva, es recomendable diseñar o contar con una plantilla para descripción de un puesto de trabajo. Recuerda que, como mínimo, deberás añadir los siguientes apartados:
Título del puesto y ubicación
El título del puesto que ofertas, además de ser claro y concretar cuál es la posición que pretendes cubrir y la ubicación en la que el candidato desarrollará sus funciones, debe ser atractivo y llamar la atención de los aspirantes. ¿Cómo? A continuación vemos algunos tips y ejemplos para elaborar títulos creativos.
- Relacionar la posición con alguna soft skill imprescindible: Por ejemplo, si tu compañía busca un analista de datos con capacidad creativa en Madrid, en lugar de titular la posición únicamente como “Analista de Datos | Madrid”, el título podría ser “Analista de Datos Creativo/a | Transforma Números en Historias Impactantes | Madrid”.
- Relacionar la posición con algún valor o característica de tu empresa: Por ejemplo, si buscas un Ingeniero de Software en remoto y la innovación forma parte del ADN de tu empresa, un título llamativo para la descripción del puesto podría ser: “Ingeniero/a de Software Innovador/a | Equipo Líder en Tecnología | En remoto”.
Si no deseas optar por un título creativo porque no va alineado con el tono de comunicación de tu empresa, no está de más que apliques alguna de las siguientes sugerencias:
- Relacionar la posición con algún beneficio de la oferta: Por ejemplo, si buscas un/a comercial para un banco y ofreces formación continua y un horario flexible, el título para la descripción del puesto de trabajo podría ser: “Gestor/a Comercial Banca | Horario Flexible | Barcelona” o “Gestor/a Comercial Banca | Formación Continua | Barcelona”.
- Destacar la categoría profesional y el departamento o área al que pertenece el puesto: Por ejemplo: “Director/a de Operaciones (COO) | Dep. de Producción | Valencia”.
Objetivos y metas del puesto
La definición de objetivos a lograr y resultados esperados es una información que debe quedar muy clara en la ficha de descripción de puesto de trabajo. También es recomendable que especifiques el nivel de formación y capacitación requerido, así como los riesgos asociados al cargo y las herramientas, maquinaria y equipos que se deberán manejar para el desempeño del puesto.
Responsabilidades y tareas diarias
En este apartado tendrás que especificar cuáles son las funciones asociadas al puesto de manera clara y concisa. También, las actividades y tareas que el empleado tendrá que desempeñar durante su jornada laboral, y el grado de responsabilidad del puesto. Aquí tienen cabida otros datos como el área de desempeño o sector profesional al que pertenece la empresa y los horarios y turnos de trabajo ligados al puesto.
Criterios de evaluación del desempeño
Es muy importante que la descripción de puestos de trabajo contemple el método que vas a utilizar para valorar el rendimiento del empleado, así como los incentivos que tendrá posibilidad de percibir si cumple con los objetivos de la empresa y las metas propuestas.
Ejemplos de descripción de puestos de trabajo
A modo de resumen, un buen ejemplo de descripción de puestos de trabajo debidamente desarrollada es aquella que incluya un resumen que genere impacto, un título estratégico que atraiga la atención de los aspirantes y suficientes detalles para que los candidatos comprendan el puesto y las características de la empresa.
Esto te servirá para destacar sobre la competencia, un aspecto importante si se tiene en cuenta que en la red se pueden encontrar cada día centenares de ofertas de empleo reseñadas en decenas de portales. Por ello, es importante que la información incluida no dé lugar a confusiones.
Cabe mencionar como buenos ejemplos de descripciones de puestos de trabajo las que realizan compañías internacionales de reconocido prestigio como Amazon, Netflix o Glovo.
Destacan por contar con sus propios portales de empleo y apostar por lo que se conoce como employer branding. Un término que los teóricos definen como “una estrategia a largo plazo para ser reconocidos como un empleador de referencia”. Así se recoge, por ejemplo, en el portal de reclutamiento de Iberdrola.
Vamos a ver a continuación algunos ejemplos de buenas descripciones para posiciones concretas:
Descripción de puesto de trabajo para administrativo
A modo de referencia, la descripción de un puesto de trabajo administrativo debería especificar, por ejemplo, si es necesario contar con una titulación en Ciencias Empresariales, si hay que haber acumulado experiencia en el tratamiento de información y el manejo de aplicaciones ofimáticas, si se tendrán que asumir funciones de responsabilidad como la presentación de informes o la gestión de cuentas.
Descripción de puesto de trabajo para ingeniero de proyectos
La descripción de un puesto de ingeniero de proyectos debería especificar, por ejemplo, qué titulación y licencia de ingeniería se requiere, si es necesario contar con experiencia previa en el sector o conocimiento de normativas específicas, si tendrá que asumir responsabilidades como tratar directamente con el cliente, supervisar o y qué softwares de diseño y visualización deberá dominar.
Como consultora de selección de talento especializada en la captación de perfiles técnicos, mandos intermedios y ejecutivos para empresas de cualquier tipo y sector, además de gestionar tus procesos de selección te acompañamos y asesoramos en cada paso, desde la definición y elaboración de la descripción del puesto de trabajo hasta la elección del candidato final.
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