5 Herramientas de gestión de Recursos Humanos que debes emplear

Las personas son el principal activo de las empresas. Gracias a ellas conseguimos los objetivos estratégicos y mejoramos nuestra eficiencia y productividad. Paradójicamente, la tecnología y las herramientas de gestión de recursos humanos son cada vez más importantes para aprovechar al máximo nuestros activos humanos. ¿Cuáles te van a ayudar a conseguirlo? Te lo contamos en este artículo.

La digitalización y el departamento de recursos humanos

Toda empresa es, en primer lugar, una organización humana. El éxito o el fracaso obtenido es siempre fruto y consecuencia del esfuerzo y los aciertos de las personas que la forman.

Como bien sabes, la función del Departamento de Recursos Humanos consiste en ayudar y mejorar al máximo el talento con el que cuenta una organización empresarial. Para ello, se centra en fomentar las relaciones y la comunicación entre sus integrantes, favorecer la motivación y el compromiso y desarrollar las líneas de formación necesarias.

En tiempos de digitalización como los actuales, sin embargo, su gestión está evolucionando de un modo tecnológico. Tanto es así que, según un estudio de KPMG, dos de cada tres encargados de RR.HH. consideran que este sector está viviendo una verdadera transformación digital.

Así, casi la mitad de las empresas (49%) han invertido ya en programas de gestión de recursos humanos y, casi una de cada tres (32%) trabaja estos aspectos en la nube. Según datos de este mismo informe, la previsión es que un 60% de estos departamentos invertirán en análisis predictivos, un 47% en IA y un 53% en automatizar sus procesos.

Una vez abordado este proceso tecnológico, el 88% de los encuestados están convencidos de que el esfuerzo realizado ha sido positivo. Y la mayoría están seguros de que las cosas van a seguir cambiando muchísimo en el futuro inmediato. Así, un 76% de los reclutadores piensa que la inteligencia artificial va a ser imprescindible en su labor en los años que vienen.

Si bien es cierto que existen tareas de RR.HH. que nunca debería desempeñar la tecnología —por ejemplo, despedir a un empleado de forma constructiva—, otras muchas salen beneficiadas sustancialmente de los avances digitales. ¿Profundizamos en cuáles son las principales ventajas que reportan?

Por qué confiar en las herramientas digitales para el Departamento de Recursos Humanos

Estos recursos son aprovechables para todo tipo de empresas, desde las pymes más modestas hasta las macrocompañías multinacionales. Su función es clara: simplificar el trabajo, ganar en productividad, en tiempo y en dinero, y mejorar los resultados obtenidos.

A continuación, te explicamos cuáles son los beneficios que empezarás a percibir en cuanto apliques estas herramientas en tu empresa:

• Ahorrar tiempo. Es un elemento capital para el éxito empresarial. No es como el dinero, que puede reponerse: el tiempo que se desaprovecha no es recuperable. Tras una etapa inicial de implementación y lanzamiento, pronto empezarás a notar una mejora sistemática en los logros de RR. HH. Las tareas se terminan antes y, así, los procesos internos de trabajo se optimizan.

• Favorecer las experiencias eficaces de los trabajadores. La digitalización de este departamento facilita la interacción entre los equipos por medios digitales. Todo será más ágil, directo y sencillo, por lo que la comunicación empresarial mejora de modo considerable.

• Reducir los costes. Si bien debes afrontar una inversión inicial para contar con los equipos y servicios tecnológicos precisos, el uso que les damos acelera su amortización y disminuye el gasto posterior en tecnología. La optimización de los procesos, además, termina ahorrando costes.

• Tomar mejores decisiones. Reunir todos los datos relacionados en una plataforma única facilita el acceso y su uso. Es posible compilar y relacionar información, algo que antes resultaba imposible. Las métricas obtenidas reducen el grado de incertidumbre previo a la toma de decisiones y, por ende, permite que estas sean más acertadas.

• Mejorar la transparencia. Al estar localizados en la nube, todos los integrantes de la empresa pueden tener acceso a estos datos fácilmente. Cuando la compañía así lo decide, no existen diferencias de información para sus miembros, que pueden estar al corriente de cuanto pase en tiempo real.

• Incrementar la competitividad. Al disponer de más métricas y hechos ciertos sobre los profesionales y los procesos de recursos humanos, el acierto gana enteros. Es factible realizar mejores análisis de situación y, de este modo, se adoptan mejores decisiones que vuelven a tu empresa más competente.

¿Cuál es el freno para su implementación?

El análisis anterior evidencia que resulta más que interesante invertir en la digitalización de los recursos humanos. Sin embargo, el 41% de los profesionales consideran que la cultura de empresa supone el obstáculo más importante para llevar a cabo estas fórmulas de innovación.

Es esencial contar con el compromiso y el respaldo de la dirección. A partir de ahí, la realización de un plan personalizado, adecuado a cada situación, es el siguiente paso. A continuación, un trabajo de concienciación y sensibilización con el equipo humano resulta esencial para implementar con éxito esta renovación.

Mejorar la comunicación y la implicación del personal te ayudará a agilizar la transformación digital. Además, según el estudio The Right Culture: Not Just About Employee Satisfaction de Gallup, los equipos más comprometidos son un 21% más rentables. Asimismo, la rotación de empleados desciende un 59% y las tasas de absentismo bajan más de un 40%. En consecuencia, te conviene realizar esta labor de motivación y concienciación hacia la digitalización de los recursos humanos. Te ayuda a agilizar el proceso y contribuye a mantener el equipo motivado y comprometido.

¿Cuáles son las 5 herramientas más útiles?

Cada empresa tiene sus propias necesidades y circunstancias, las cuales condicionan qué herramienta concreta conviene en cada caso. Así como elaborar un profesiograma puede ser necesario en un proceso de selección de personal concreto,  lo mismo sucede con estos recursos.

Sin embargo, es cierto que de forma general existen algunas opciones ciertamente interesantes. Todas ellas han demostrado ser muy atractivas para un gran número de organizaciones empresariales de todo tipo. Las comentamos a continuación, explicando en qué consisten y algunos de sus pros y contras.

1. Redes sociales internas

La comunicación interna y la colaboración entre los empleados son aspectos fundamentales para cualquier empresa, incluida la tuya. Es importante facilitar las interacciones entre los compañeros, sobre todo cuando trabajan en departamentos distintos.

Contar con una herramienta que genere redes sociales internas es óptimo para fomentar el compromiso, el sentimiento de pertenencia y el compañerismo. Como consecuencia, se trabaja mejor, sale reforzada la cultura empresarial y la productividad aumenta.

En estas redes sociales internas se fomentan las conversaciones más informales. La relajación en las jerarquías y la mayor libertad para opinar ayudan muy positivamente en la evolución y el avance de una organización. Gracias a ellas, los empleados están más implicados y felices, por lo que la retención del talento mejora.

Jive es, actualmente, la marca líder entre las redes sociales de empresa. Se sustenta en la colaboración y en la gestión eficiente del conocimiento, y permite numerosas funciones:

• Comunidades virtuales.

• Microblogging.

• Blogs.

• Foros para los coloquios y el debate.

• Wikis.

• Gestión de contenidos RSS.

• Mensajería instantánea e integración de estos sistemas.

Su principal atributo es que reúne estas propuestas en una interfaz única que se enriquece con contenido útil. Y lo hace impulsando nuevas prestaciones en el ámbito colaborativo.

2. Plataformas de e-learning

La formación, la cualificación permanente y la mejora continua son aspectos inaplazables para las empresas que aspiran a dominar los mercados. Implementar una preparación continuada no solo eleva la capacidad productiva de tu empresa. También es importante para que tus empleados se sientan más realizados y comprometidos con la organización.

Acudir a empresas externas es una alternativa. Pero la realidad actual demuestra que el life-long learning es más interesante. ¿En qué consiste? En que cada persona se hace responsable y asume su formación y reciclaje continuado.

Para facilitar y estimular esta labor, tu empresa puede apostar por las plataformas de aprendizaje o Learning Content Management System (LCMS). Se trata de crear aulas virtuales con los contenidos y cursos formativos idóneos para cada situación. Los millennials, como referencia, valoran enormemente esta prestación en sus contratadores. Por ello, además de retener talento, te permite captar más talento procedente de otras organizaciones.

Si bien existen muchas opciones interesantes, Moodle es una de las mejor valoradas. Estas son sus cualidades:

• Permite crear entornos virtuales de aprendizaje tan estimulantes como asequibles.

• Es un gran complemento digital para las conferencias presenciales.

• Proporciona métodos para evaluar y calificar.

• Es accesible y compatible con cualquier navegador web.

3. Instrumentos de gamificación

¿Verdad que quieres mantener alta la moral de tus trabajadores? En realidad, todos seguimos llevando dentro el el niño que una vez fuimos. ¡Nos encanta jugar! Y, está demostrado, la gamificación ofrece incontables beneficios para el desarrollo competitivo de las empresas actuales.

Sus usos son múltiples, en todos los departamentos y situaciones. Por ejemplo, para mejorar la motivación de la red comercial propia o animar a participar a los empleados en cualquier actividad organizada.

Te sugerimos combinar estos recursos con premios e incentivos, a través de los cuales cada profesional querrá dar lo máximo de sí mismo. También se puede utilizar para crear experiencias de juego dirigidas a los clientes.

SalesScreen es una de las herramientas mejor valoradas para gamificar el día a día de tu equipo de trabajo. Es una propuesta muy completa, con una gran trayectoria en el mercado. Proporciona un entorno de calidad, intuitivo en el manejo, vistoso y con grandes posibilidades creativas. Sus interfaces, asimismo, resultan estimulantes y animan a la participación. Su motor, por último, permite gamificar a partir de objetivos y recompensas individualizadas.

4. Plataformas de gestión

La mayoría de los departamentos de recursos humanos avanzados emplean estos sistemas tecnológicos en sus actividades. Sus aportaciones y funcionalidades son múltiples, desde tramitar las nóminas a asignar vacaciones o establecer una comunicación directa con las Administraciones públicas.

Existen alternativas personalizadas, softwares creados ad hoc para tu empresa. O también, la posibilidad de utilizar soluciones ya establecidas, como Vasalto, Sage, Factorial o Meta 4.

Además, existen programas avanzados para la administración de las tareas más rutinarias de RR.HH., como es el caso de Bizneo HR. Se apoya en la nube y ofrece módulos específicos para optimizar, entre otras, estas labores:

• Control horario y de los turnos.

• Captación de talento (reclutamiento).

• Sistemas de evaluación.

• Realización de encuestas.

• Procesos de formación.

• Asignación y seguimiento de vacaciones.

• Elaboración de informes.

• Organigramas.

• Portal del empleado.

Destaca por su carácter amigable. Se implementa de modo muy sencillo y proporciona un soporte de apoyo excepcional para resolver dudas y problemas relacionados con su aplicación.

5. Sistema de onboarding

Acelerar y facilitar el proceso de aterrizaje e incorporación de los profesionales a una nueva empresa es determinante para todos. Se trata de una etapa clave, y compleja, que suele marcar el futuro de esa persona en tu organización.

Si el trabajador recién llegado se encuentra cómodo desde el principio, gana motivación, seguridad y rendimiento inmediato. Es un hecho, no lo olvides, que el 90% de los nuevos trabajadores decide si seguir o no en la compañía al cabo de solo seis meses.

Además, tu compañía ahorra costes y reduce el tiempo que debe dedicar a tutelar esa transición. Por ello, es importante contar con una herramienta tecnológica que ayude a los recién llegados a integrarse y a empezar a ser valiosos cuanto antes. El onboarding te permite alcanzar hasta un 54% más de productividad en tus nuevos empleados.

Trello es, posiblemente, la herramienta más interesante. Si bien existen otras opciones como Asana, Click Boarding o Chiengonboarding, incluye una muy práctica plantilla específica para este proceso. Así, resulta más sencillo asignar tareas y supervisores, compartir la información necesaria y acompañar al nuevo empleado durante su adaptación.

En resumen, las herramientas para la gestión de recursos humanos son un respaldo auténtico, fiable y muy rentable. Hemos planteado algunas soluciones altamente recomendables, partiendo de la base de que cada caso concreto es diferente. Sea como sea, invertir en la digitalización de tu área de RR. HH. no debería esperar más. ¡Hora de empezar a avanzar en la dirección correcta!