Cuando un empleado usa su coche para visitar a un cliente, acudir a una obra o moverse entre sedes, surge la pregunta clave: ¿está la empresa obligada a pagar kilometraje? La respuesta no es siempre “sí”, y ahí es donde RR. HH. necesita criterios claros para evitar conflictos, inspecciones y mal clima interno.
En España, pagar kilometraje a un trabajador no es una obligación universal: depende de lo pactado en el convenio/contrato y de que el desplazamiento sea necesario por orden de la empresa. Cuando procede, conviene fijar una tarifa de kilometraje en la empresa y reembolsar los peajes/aparcamientos debidamente justificados.
Como consultora de recursos humanos, consideramos que una política de kilometraje bien redactada evita sorpresas: homogeneiza criterios, protege la exención fiscal y reduce el tiempo que Finanzas dedica a revisar justificantes, además de ayudarte a favorecer el bienestar laboral.
Contenido
- ¿Cuándo está la empresa obligada a pagar kilometraje?
- Kilometraje en el Estatuto de los Trabajadores (y qué implica)
- ¿A cuánto se paga el kilometraje en una empresa?
- ¿Cuándo se paga el kilometraje a un trabajador? (casuística útil)
- Compensación por kilometraje en el trabajo: documentación y control
- Ejemplos prácticos (cálculo rápido)
- Errores habituales (que vemos al implantar políticas)
- Preguntas frecuentes (FAQ)
- Conclusión
¿Cuándo está la empresa obligada a pagar kilometraje?
En términos prácticos, está la empresa obligada a pagar kilometraje cuando el desplazamiento es imprescindible para prestar el servicio y así se recoge (explícita o implícitamente) en convenio, contrato o política interna.
Esto incluye, por ejemplo, visitas a clientes, desplazamientos a obras o sedes fuera del centro habitual y funciones itinerantes previstas en contrato (comerciales, técnicos de mantenimiento, instaladores).
Casos habituales en los que procede:
- Visitas a clientes, obras o sedes fuera del centro de trabajo habitual.
- Itinerancia prevista en contrato (comerciales, técnicos de campo).
- Uso de vehículo propio autorizado cuando la empresa no facilita alternativa.
Casos en los que puede no proceder:
- Desplazamientos a domicilio–centro de trabajo (salvo que el convenio lo reconozca).
- Si la empresa ofrece coche/transporte y el empleado elige su vehículo sin autorización.
Kilometraje en el Estatuto de los Trabajadores (y qué implica)
El kilometraje en el Estatuto de los Trabajadores se relaciona con los desplazamientos necesarios y con las dietas en supuestos de movilidad.
A efectos prácticos, refuerza el principio de que los gastos imprescindibles para trabajar no deben recaer en el empleado.
En suma: en supuestos de movilidad y gastos necesarios, está la empresa obligada a pagar kilometraje con los límites y condiciones que marque la normativa y el convenio aplicable.
Para el marco legal de movilidad y gastos vinculados al trabajo, consulta el BOE – Estatuto de los Trabajadores (art. 40: movilidad geográfica)
¿A cuánto se paga el kilometraje en una empresa?
No existe tarifa legal única para empresas privadas. Por eso, recomendamos definir una tarifa de kilometraje en la empresa explícita en la política.
Muchas compañías toman como referencia el límite exento de IRPF para asignaciones por kilometraje y separan peajes/aparcamientos (reembolsables si se justifican).
En la práctica, cuando está la empresa obligada a pagar kilometraje, se define una tarifa de kilometraje en la empresa (por ejemplo, alineada con el límite exento) y se añaden peajes/aparcamientos como conceptos aparte, siempre contra justificante.
Buenas prácticas que puede aplicar tu empresa:
- Fijar una tarifa única por km (o por áreas si hay realidades muy distintas) y publicarla en la intranet.
- Diferenciar kilometraje de peajes/aparcamiento en líneas separadas.
- Alinear la tarifa con el convenio y con el mercado, pensando en la sostenibilidad a medio plazo.
- Establecer rutas tipo (sede–cliente A, ciudad–polígono…) con distancias de referencia para agilizar comprobaciones.
¿A cuánto pagan el kilometraje las empresas?
Depende del convenio/política. En la práctica, muchas se mueven cerca del límite exento y revisan anualmente la cifra junto con el resto de beneficios.
¿Cuándo se paga el kilometraje a un trabajador? (casuística útil)
- Visitas puntuales fuera de localidad: aplica tarifa por km y reembolsa peajes/parking si el viaje fue ordenado por la empresa.
- Desplazamientos temporales a otra población (proyectos, refuerzos): además de salarios, procede abonar gastos de viaje y dietas según convenio/política.
- Rutas urbanas por encargo (repartos, instalaciones): conviene fijar bolsas de gasto o km mínimo/máximo diario para simplificar.
💡Consejo de ISPROX: evita excepciones ad hoc. Si el negocio cambia (por ejemplo, más visitas interprovinciales), actualiza la política y comunícalo a mandos y plantilla.
Compensación por kilometraje en el trabajo: documentación y control
Para mantener la compensación por kilometraje en el trabajo sin riesgos fiscales y pasar auditorías sin estrés, nuestra plantilla estándar incluye:
- Parte de desplazamiento con fecha, origen/destino, motivo, kms y aprobador.
- Justificantes de peajes y aparcamientos (adjunto digital).
- Registro del medio usado (vehículo propio autorizado / coche de empresa).
- Archivo mínimo de 4–6 años (según política corporativa).
Ejemplos prácticos (cálculo rápido)
Ejemplo A – Visita a cliente (80 km ida/vuelta) + parking 6 €
- Kilometraje: 80 × tarifa interna = importe km
- Parking: 6,00 €
- Total: importe km + 6,00 €
Ejemplo B – Ruta diaria 35 km sin peajes
- Kilometraje: 35 × tarifa interna = importe km
- Total: importe km
🗒️ Nota: si tu tarifa interna se alinea con el límite exento de IRPF, recuerda que la exención aplica hasta ese tope siempre que se justifique el desplazamiento.
Errores habituales (que vemos al implantar políticas)
- No diferenciar kilometraje de peajes/parking (mezclas y rechazos).
- Pagar el trayecto casa–oficina sin respaldo en convenio/política.
- No exigir autorización previa para trayectos fuera de zona.
- Tarifas distintas por equipo sin justificación (percepción de injusticia).
- Falta de trazabilidad (sin parte de desplazamiento ni tickets digitalizados).
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Está la empresa obligada a pagar kilometraje siempre?
No. Depende del convenio o contrato y de que el desplazamiento sea laboralmente necesario y ordenado por la empresa.
¿En qué casos está la empresa obligada a pagar kilometraje?
Está la empresa obligada a pagar kilometraje cuando el viaje es laboralmente necesario, ordenado por la compañía y amparado por convenio, contrato o política, con la debida justificación del gasto.
¿A cuánto se paga el kilometraje en una empresa?
No hay precio legal único. Define una tarifa de kilometraje en la empresa y separa peajes/parking. Muchas organizaciones se orientan por el límite exento a efectos de IRPF.
¿El trayecto domicilio–centro habitual se paga?
Por lo general, no (salvo previsión expresa en convenio).
¿Cómo minimizo riesgos fiscales?
Con política escrita, autorización previa cuando aplique y evidencias (parte + tickets). Forma a managers y homogeneiza criterios.
Conclusión
Una política de kilometraje clara evita conflictos, asegura la equidad interna y reduce riesgos de inspección.
Define una tarifa de kilometraje en la empresa transparente, concreta cuándo se paga el kilometraje a un trabajador, separa peajes y aparcamientos y exige justificación trazable.
Si te preguntas todavía si está la empresa obligada a pagar kilometraje, recuerda: depende de la necesidad laboral del desplazamiento, de la autorización y de lo pactado en el convenio o contrato.
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