5 eines de gestió de Recursos Humans que has d’utilitzar

Les persones són el principal actiu de les empreses. Gràcies a elles aconseguim els objectius estratègics i millorem la nostra eficiència i productivitat. Paradoxalment, la tecnologia i les eines de gestió de recursos humans són cada cop més importants per aprofitar al màxim els nostres actius humans. Quines t’ajudaran a aconseguir-ho? T’ho expliquem en aquest article.

La digitalització i el departament de recursos humans

Tota empresa és, en primer lloc, una organització humana. L’èxit o el fracàs obtingut sempre és fruit i conseqüència de l’esforç i els encerts de les persones que la formen.

Com bé saps, la funció del Departament de Recursos Humans consisteix a ajudar i millorar al màxim el talent amb què compta una organització empresarial. Per això, se centra a fomentar les relacions i la comunicació entre els seus integrants, afavorir la motivació i el compromís i desenvolupar les línies de formació necessàries.

En temps de digitalització com els actuals, però, la seva gestió està evolucionant de manera tecnològica. Tant és així que, segons un estudi de KPMG, dos de cada tres encarregats de RH. consideren que aquest sector està vivint una veritable transformació digital.

Així, gairebé la meitat de les empreses (49%) ja han invertit en programes de gestió de recursos humans i, gairebé una de cada tres (32%) treballa aquests aspectes al núvol. Segons dades d’aquest mateix informe, la previsió és que un 60% d’aquests departaments invertiran en anàlisis predictius, un 47% a IA i un 53% a automatitzar els seus processos.

Un cop abordat aquest procés tecnològic, el 88% dels enquestats estan convençuts que l’esforç realitzat ha estat positiu. I la majoria estan segurs que les coses continuaran canviant moltíssim en el futur immediat. Així, un 76% dels reclutadors pensa que la intel·ligència artificial serà imprescindible en la seva feina els anys que vénen.

Si bé és cert que hi ha tasques de R.H. que mai hauria d’exercir la tecnologia —per exemple, acomiadar un empleat de forma constructiva—, moltes altres surten beneficiades substancialment dels avenços digitals. Aprofundim en quins són els principals avantatges que reporten?

Per què confiar en les eines digitals pel Departament de Recursos Humans

Aquests recursos són aprofitables per a tota mena d’empreses, des de les pimes més modestes fins a les macrocompanyies multinacionals. La seva funció és clara: simplificar la feina, guanyar en productivitat, en temps i diners, i millorar els resultats obtinguts.

A continuació, t’expliquem quins són els beneficis que començaràs a percebre quan apliquis aquestes eines a la teva empresa:

• Estalviar temps. És un element cabdal per a l’èxit empresarial. No és com els diners, que es poden refer: el temps que es desaprofita no és recuperable. Després d’una etapa inicial d’implementació i llançament, aviat començaràs a notar una millora sistemàtica als èxits de R. H. Les tasques s’acaben abans i així els processos interns de treball s’optimitzen.

• Afavorir les experiències eficaces dels treballadors. La digitalització d’aquest departament facilita la interacció entre els equips per mitjans digitals. Tot serà més àgil, directe i senzill, per la qual cosa la comunicació empresarial millora de manera considerable.

• Reduir els costos. Si bé has d’afrontar una inversió inicial per comptar amb els equips i els serveis tecnològics precisos, l’ús que els hi donem accelera la seva amortització i disminueix la despesa posterior en tecnologia. L’optimització dels processos, a més, acaba estalviant costos.

• Prendre millors decisions. Reunir totes les dades relacionades en una plataforma única facilita l’accés i el seu ús. És possible compilar i relacionar informació, cosa que abans resultava impossible. Les mètriques obtingudes redueixen el grau d’incertesa previ a la presa de decisions i, per tant, permet que aquestes siguin més encertades.

• Millorar la transparència. A l’estar localitzats al núvol, tots els integrants de l’empresa poden tenir accés a aquestes dades fàcilment. Quan la companyia així ho decideix, no hi ha diferències d’informació per als seus membres, que poden estar al corrent de tot el que passa en temps real.

• Incrementar la competitivitat.Al disposar de més mètriques i fets certs sobre els professionals i els processos de recursos humans, l’encert és molt més probable. És factible fer millors anàlisis de situació i, així, s’adopten millors decisions que tornen a la teva empresa més competent.

Quin és el fre per la seva implementació?

L’anàlisi anterior evidencia que és més que interessant invertir en la digitalització dels recursos humans. Tanmateix, el 41% dels professionals consideren que la cultura d’empresa suposa l’obstacle més important per dur a terme aquestes fórmules d’innovació.

És essencial comptar amb el compromís i el suport de la direcció. A partir d’aquí, la realització d’un pla personalitzat adequat a cada situació és el pas següent. Tot seguit, un treball de conscienciació i sensibilització amb l’equip humà és essencial per implementar amb èxit aquesta renovació.

Millorar la comunicació i la implicació del personal t’ajudarà a agilitzar la transformació digital. A més, segons l’estudi The Right Culture: Not Just About Employee Satisfaction de Gallup, els equips més compromesos són un 21% més rendibles. Així mateix, la rotació d’empleats baixa un 59% i les taxes d’absentisme baixen més d’un 40%. En conseqüència, et convé fer aquesta tasca de motivació i conscienciació cap a la digitalització dels recursos humans. T’ajuda a agilitzar el procés i contribueix a mantenir l’equip motivat i compromès.

Quines són les 5 eines més útils?

Cada empresa té les seves pròpies necessitats i circumstàncies, les quals condicionen quina eina concreta convé en cada cas. Així com elaborar un professiograma pot ser necessari en un procés de selecció de personal concret, passa el mateix amb aquests recursos.

Tanmateix, és cert que de manera general hi ha algunes opcions certament interessants. Totes han demostrat ser molt atractives per a un gran nombre d’organitzacions empresarials de tota mena. Les comentem a continuació, explicant en què consisteixen i alguns dels seus pros i contres.

1. Xarxes socials internes

La comunicació interna i la col·laboració entre els empleats són aspectes fonamentals per a qualsevol empresa, inclosa la teva. És important facilitar les interaccions entre els companys, sobretot quan treballen en departaments diferents.

Comptar amb una eina que generi xarxes socials internes és òptim per fomentar el compromís, el sentiment de pertinença i la companyonia. Com a conseqüència, es treballa millor, surt reforçada la cultura empresarial i la productivitat augmenta.

En aquestes xarxes socials internes es fomenten les converses més informals. La relaxació a les jerarquies i la llibertat més gran per opinar ajuden molt positivament en l’evolució i l’avenç d’una organització. Gràcies a elles, els empleats estan més implicats i feliços, per la qual cosa la retenció del talent millora.

Jive és actualment la marca líder entre les xarxes socials d’empresa. Se sustenta en la col·laboració i en la gestió eficient del coneixement, i permet nombroses funcions:

• Comunitats virtuals.

• Microblogging.

• Blogs.

• Fòrums per als col·loquis i el debat.

• Wikis.

• Gestió de continguts RSS.

• Missatgeria instantània i integració d’aquests sistemes.

El seu atribut principal és que reuneix aquestes propostes en una interfície única que s’enriqueix amb contingut útil. I ho fa impulsant noves prestacions a l’àmbit col·laboratiu.

2. Plataformes d’e-learning

La formació, la qualificació permanent i la millora contínua són aspectes inajornables per a les empreses que aspiren a dominar els mercats. Implementar una preparació continuada no només eleva la capacitat productiva de la teva empresa. També és important perquè els teus empleats se sentin més realitzats i compromesos amb l’organització.

Acudir a empreses externes és una alternativa. Però la realitat actual demostra que el life-long learning és més interessant. En què consisteix? Que cada persona es fa responsable i assumeix la seva formació i reciclatge continuat.

Per facilitar i estimular aquesta tasca, la teva empresa pot apostar per les plataformes d’aprenentatge o Learning Content Management System (LCMS). Es tracta de crear aules virtuals amb els continguts i cursos formatius idonis per a cada situació. Els millennials, com a referència, valoren enormement aquesta prestació als seus contractadors. Per això, a més a més de retenir talent, et permet captar més talent procedent d’altres organitzacions.

Si bé hi ha moltes opcions interessants, Moodle és una de les més ben valorades. Aquestes són les seves qualitats:

• Permet crear entorns virtuals d’aprenentatge tan estimulants com assequibles.

• És un gran complement digital per a les conferències presencials.

• Proporciona mètodes per avaluar i qualificar.

• És accessible i compatible amb qualsevol navegador web.

3. Instruments de gamificació

Oi que vols mantenir alta la moral dels teus treballadors? En realitat, tots seguim portant a dins el nen que un cop vam ser. Ens encanta jugar! I, està demostrat, la gamificació ofereix incomptables beneficis per al desenvolupament competitiu de les empreses actuals.

Els seus usos són múltiples, a tots els departaments i situacions. Per exemple, per millorar la motivació de la xarxa comercial pròpia o animar a participar als empleats en qualsevol activitat organitzada.

Us suggerim combinar aquests recursos amb premis i incentius, a través dels quals cada professional voldrà donar el màxim d’ell mateix. També es pot utilitzar per crear experiències de joc adreçades als clients.

SalesScreen és una de les eines per gamificar dins la teva empresa. És una proposta molt completa, amb una gran trajectòria al mercat. Proporciona un entorn de qualitat, intuïtiu en el maneig, vistós i amb grans possibilitats creatives. Les seves interfícies, així mateix, resulten estimulants i animen a la participació. El seu motor, finalment, permet gamificar a partir d’objectius i recompenses individualitzades.

4. Plataformes de gestió

La majoria dels departaments de recursos humans avançats fan servir aquests sistemes tecnològics en les seves activitats. Les seves aportacions i funcionalitats són múltiples, des de tramitar les nòmines a assignar vacances o establir una comunicació directa amb les Administracions públiques.

Hi ha alternatives personalitzades, softwares creats ad hoc per a la teva empresa. O també, la possibilitat d’utilitzar solucions ja establertes, com ara Vasalto, Sage, Factorial o Meta 4.

A més, hi ha programes avançats per a l’administració de les tasques més rutinàries de RR.HH., com és el cas de Bizneo HR. Es recolza en el núvol i ofereix mòduls específics per optimitzar, entre d’altres, aquestes tasques:

• Control horari i dels torns.

• Captació de talent (reclutament).

• Sistemes d’avaluació.

• Realització d’enquestes.

• Processos de formació.

• Assignació i seguiment de vacances.

• Elaboració d’informes.

• Organigrames.

• Portal de l’empleat.

Destaca pel seu caràcter amigable. S’implementa de manera molt senzilla i proporciona un suport excepcional de suport per resoldre dubtes i problemes relacionats amb la seva aplicació.

5. Sistema d’Onboarding

Accelerar i facilitar el procés d’aterratge i d’incorporació dels professionals a una nova empresa és determinant per a tothom. Es tracta d’una etapa clau, i complexa, que sol marcar el futur d’aquesta persona a la teva organització.

Si el treballador nouvingut es troba còmode des del principi, guanya motivació, seguretat i rendiment immediat. És un fet, no ho oblidis, que el 90% dels nous treballadors decideix si seguir o no a la companyia al cap de només sis mesos.

A més, la teva companyia estalvia costos i redueix el temps que ha de dedicar a tutelar aquesta transició. Per això, és important comptar amb una eina tecnològica que ajudi als nouvinguts a integrar-se i a començar a ser valuosos com més aviat millor. L’onboarding et permet assolir fins a un 54% més de productivitat als teus nous empleats.

Trello és, possiblement, l’eina més interessant. Si bé hi ha altres opcions com Asana, Click Boarding o Chiengonboarding, inclou una molt pràctica plantilla específica per a aquest procés. Així, és més senzill assignar tasques i supervisors, compartir la informació necessària i acompanyar el nou empleat durant la seva adaptació.

En resum, les eines per a la gestió de recursos humans són un suport autèntic, fiable i molt rendible. Hem plantejat algunes solucions altament recomanables, partint de la base que cada cas concret és diferent. Sigui com sigui, invertir en la digitalització de la teva àrea de R. H. no hauria d’esperar més. Hora de començar a avançar en la direcció correcta!