Està l'empresa obligada a pagar el quilometratge a un treballador?

Quan un empleat utilitza el seu cotxe per visitar un client, acudir a una obra o desplaçar-se entre seus, sorgeix la pregunta clau: ¿està l'empresa obligada a pagar quilometratge? La resposta no és sempre “sí”, i aquí és on RR. HH. necessita criteris clars per evitar conflictes, inspeccions i mal ambient intern.

A Espanya, pagar quilometratge a un treballador no és una obligació universal: depèn del que s'hagi pactat en el conveni/contracte i que el desplaçament sigui necessari per ordre de l'empresa. Quan procedeix, convé fixar una tarifa de quilometratge a l'empresa i reemborsar els peatges/aparcaments degudament justificats.

Com a consultora de recursos humans, considerem que una política de quilometratge ben redactada evita sorpreses: homogeneïtza criteris, protegeix l'exempció fiscal i redueix el temps que Finances dedica a revisar justificants, a més d'ajudar-te a fomentar el benestar laboral.

Contingut

Quan està l'empresa obligada a pagar quilometratge?

A la pràctica, l'empresa està obligada a pagar quilometratge quan el desplaçament és imprescindible per prestar el servei i així s'hi recull (explícitament o implícitament) en conveni, contracte o política interna.

Això inclou, per exemple, visites a clients, desplaçaments a obres o seus fora del centre habitual i funcions itinerants previstes en contracte (comercials, tècnics de manteniment, instal·ladors).

Casos habituals en els quals procedeix:

• Visites a clients, obres o seus fora del centre de treball habitual.
  
• Itinerància prevista en contracte (comercials, tècnics de camp).
  
• Ús de vehicle propi autoritzat quan l'empresa no facilita alternativa.

Casos en els quals pot no correspon:

• Desplaçaments a domicili–centre de treball (excepte que el conveni ho reconegui).
  
• Si l'empresa ofereix cotxe/transport i l'empleat tria el seu vehicle sense autorització.

Quilometratge en l'Estatut dels Treballadors (i què implica)

El quilometratge en l'Estatut dels Treballadors es relaciona amb els desplaçaments necessaris i amb les dietes en supòsits de mobilitat.

A efectes pràctics, reforça el principi que les despeses imprescindibles per treballar no ha de recaure en el treballador.

En suma: en supòsits de mobilitat i despeses necessàries, l'empresa està obligada a pagar quilometratge amb els límits i condicions que marqui la normativa i el conveni aplicable.

Per al marc legal de mobilitat i despeses vinculades al treball, consulta el BOE – Estatut dels Treballadors (art. 40: mobilitat geogràfica)

¿Quant es paga el quilometratge en una empresa?

No existeix tarifa legal única per a empreses privades. Per això, recomanem definir una tarifa de quilometratge a l'empresa explícita en la política.

Moltes companyies prenen com a referència el límit exempt d'IRPF per a assignacions per quilometratge i separen peatges/aparcaments (reembossables si es justifiquen).

A la pràctica, quan l'empresa està obligada a pagar quilometratge, es defineix una tarifa de quilometratge a l'empresa (per exemple, alineada amb el límit exempt) i s'afegeixen peatges/aparcaments com a conceptes a part, sempre contra justificació.

Bones pràctiques que pot aplicar la teva empresa:

• Fixar una tarifa única per km (o per àrees si hi ha realitats molt diferents) i publicar-la a la intranet.
• Diferenciar quilometratge de peatges/aparcament en línies separades.
• Alinear la tarifa amb el conveni i amb el mercat, pensant en la sostenibilitat a mig termini.
• Establir rutes tipus (seu–client A, ciutat–polígon…) amb distàncies de referència per agilitzar comprovacions.

¿A quant paguen el quilometratge les empreses?

Depèn del conveni/política. A la pràctica, moltes es mouen a prop del límit exempt i revisen anualment la xifra juntament amb la resta de beneficis.

¿Quan es paga el quilometratge a un treballador? (casos pràctics)

• Visites puntuals fora de localitat: aplica tarifa per km i reemborsa peatges/aparcament si el viatge va ser ordenat per l'empresa.
• Desplaçaments temporals a una altra població (projectes, reforços): a més de salaris, procedeix a abonar despeses de viatge i dietes segons conveni/política.
• Rutes urbanes per encàrrec (repartiments, instal·lacions): convé fixar bosses de despesa o km mínim/màxim diari per simplificar.

💡Consell d'ISPROX: evita excepcions ad hoc. Si el negoci canvia (per exemple, més visites interprovincials), actualitza la política i comunica-ho a comandaments i plantilla.

Compensació per quilometratge en el treball: documentació i control

Per mantenir la compensació per quilometratge en el treball sense riscos fiscals i passar auditories sense estrès, la nostra plantilla estàndard inclou:

• Part de desplaçament amb data, origen/destinació, motiu, kms i aprovat.
• Justificants de peatges i aparcaments (adjunt digital).
• Registre del mitjà utilitzat (vehicle propi autoritzat / cotxe d'empresa).
• Arxiu mínim de 4–6 anys (segons política corporativa).

Exemples pràctics (càlcul ràpid)

Exemple A – Visita a client (80 km anada/tornada) + aparcament 6 €

• Quilometratge: 80 × tarifa interna = import km
• Aparcament: 6,00 €
• Total: import km + 6,00 €

Exemple B – Ruta diària 35 km sense peatges

• Kilometratge: 35 × tarifa interna = import km
  
• Total: import km

🗒️ Nota: si la teva tarifa interna s'alinea amb el límit exempt d'IRPF, recorda que l'exempció s'aplica fins a aquest topall sempre que es justifiqui el desplaçament.

Errors habituals (que veiem en implantar polítiques)

• No diferenciar quilometratge de peatges/aparcament (mescles i rebuigs).
• Pagar el trajecte casa–oficina sense suport en conveni/política.
• No exigir autorització prèvia per trajectes fora de zona.
• Tarifes diferents per equip sense justificació (percepció d'injustícia).
• Falta de traçabilitat (sense part de desplaçament ni tiquets digitalitzats).

Preguntes freqüents (FAQ)

L’empresa està obligada a pagar el quilometratge sempre?

No. Depèn del conveni o contracte i que el desplaçament sigui laboralment necessari i ordenat per l'empresa.

En quins casos l’empresa està obligada a pagar el quilometratge?

L'empresa està obligada a pagar quilometratge quan el viatge és laboralment necessari, ordenat per la companyia i emparat per conveni, contracte o política, amb la deguda justificació de la despesa.

Quant es paga el quilometratge en una empresa?

No hi ha preu legal únic. Defineix una tarifa de quilometratge a l'empresa i separa peatges/aparcament. Moltes organitzacions s'orienten pel límit exempt a efectes d'IRPF.

El trajecte domicili–centre habitual es paga?

Per norma general, no (excepte previsió expressa en conveni).

¿Com minimitzo riscos fiscals?

Amb política escrita, autorització prèvia quan s'apliqui i evidències (part + tiquets). Forma a managers i homogeneïtza criteris.

Conclusió

Una política de quilometratge clara evita conflictes, assegura la equitat interna i redueix riscos d'inspecció. 

Defineix una tarifa de quilometratge a l'empresa transparent, concreta quan es paga el quilometratge a un treballador, separa peatges i aparcaments i exigeix justificació traçable. 

Si et preguntes encara si l’empresa està obligada a pagar el quilometratge, recorda: depèn de la necessitat laboral del desplaçament, de l'autorització i del que s'ha pactat en el conveni o contracte.

¿Busques talent per ampliar el teu equip?

Des d'ISPROX t'ajudem a trobar el perfil adequat, estalviant-te temps i augmentant la teva taxa d'èxit en la contractació.