9 Propuestas para mejorar la productividad y el rendimiento de una empresa

Incrementar la productividad y mejorar el rendimiento de los empleados es uno de los retos más recurrentes entre las empresas. España es uno de los países donde se trabaja más horas, aunque esto no se traduce en un aumento de la productividad de las empresas. Según Eurostat, la productividad española es del 31,5% por hora trabajada, la mitad que en otros países europeos como Noruega y muy por debajo de Suiza o Dinamarca. 

Para mejorar la productividad y el rendimiento de una empresa es importante medir de manera adecuada el desempeño de los empleados y abrir la mente para detectar áreas de mejora y así poder plantear nuevas estrategias o tomar decisiones sin improvisar.

A continuación te dejamos 9 propuestas para detectar rápidamente estas áreas de mejora:

1. Cambiar la mentalidad laboral

Un trabajador no es mejor por estar más horas en su puesto de trabajo. Hay que alejarse de la cultura del “presentismo” — acudir al puesto de trabajo sin realizar las funciones propias del trabajo, como, por ejemplo, estar con el móvil —  tanto para los trabajadores como para la dirección. Deberíamos olvidarnos del horario y centrarnos en los resultados, es decir, en alcanzar los objetivos fijados. 

Como dijo José Luis Casero, Presidente de la Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles, el mundo está cada vez más globalizado y móvil, por lo tanto, el trabajo ha de entenderse como una actividad y no como un lugar de carácter físico. 

Cada uno debe tener unas metas que cumplir y por ellas ha de ser evaluado. Estos objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables y realistas. 

Se trata, por lo tanto, de un ejercicio de confianza, donde la compañía empodera al empleado y deja en sus manos la gestión de dos factores hasta ahora inmóviles: el horario y el lugar de trabajo. 

Un ejemplo de ellos es Adevinta, una empresa que empodera a sus trabajadores ofreciéndoles autonomía y responsabilidad. 

Adevinta aplica el método PEAK, que consiste en “Priorizar” las tareas clave en función de los objetivos, “Empoderar” a sus empleados para que tengan autonomía a la hora de trabajar, “Alinear” los equipos para que trabajen de forma coordinada y, por último, “Knowledge”, el conocimiento interno que tienen para tomar mejores decisiones y anticipar lo que tienen que hacer basándose en sus objetivos.

2. ¿Son necesarias dos horas para comer?

Es una más de nuestras singularidades. Si nos comparamos con otros países de Europa y con Estados Unidos, ellos dedican 30 – 45 minutos para comer. De esta manera la carga de trabajo se mantiene estable a lo largo de la jornada. Además, suelen entrar antes a trabajar con lo que también pueden salir antes por la tarde. 

No tiene mucho sentido desperdiciar tanto tiempo de la jornada laboral en la comida, si ello supone salir de trabajar a las 19-20 horas. El 85% de los padres que trabajan prefieren la posibilidad de trabajar de forma flexible, obteniendo un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, según una investigación de Regus. 

3. El mejor trabajador es el que disfruta de su trabajo

La motivación e implicación de los empleados en los objetivos de una empresa son los pilares fundamentales para el buen funcionamiento de la misma. 

Aprovechar el talento y retenerlo aparece como algo imposible si un trabajador no se siente valorado y no goza de unas condiciones de trabajo que le permitan disfrutar de otros aspectos de su vida. 

De hecho, según un estudio de la Universidad de Warwick del Reino Unido, los empleados que son felices en su puesto de trabajo son un 12% más productivos. Por ello es importante que las empresas sepan cómo impulsar la felicidad del empleado más allá del bienestar. 

Pero, ¿cómo podemos mejorar la satisfacción de los empleados?

El reconocimiento hacia ellos es clave

Esto va más allá de dar las gracias; va sobre hacer saber a tus empleados que ellos y el trabajo que realizan realmente importan. Esto lo puedes lograr escuchando las ideas y propuestas que te dan tus empleados, demostrando que su opinión y pensamiento es importante para ti. 

Según un estudio de Brandon Hall Group, gracias al reconocimiento, el 80% de las organizaciones constataron una mejora tangible del compromiso de sus trabajadores.

Ofrecer a los trabajadores la posibilidad de desarrollo profesional

Los empleados quieren sentir que están adquiriendo nuevas habilidades y que están mejorando a lo largo de su carrera laboral. 

La mayoría de los trabajadores quieren tener la posibilidad de ascender y avanzar profesionalmente. Tal como nos indica una encuesta de LinkedIn, el 45% de los empleados afirman que el hecho de sentirse atrapados en un puesto sin posibilidad de crecer tanto profesional como económicamente es la causa fundamental del abandono laboral.

Desde la empresa, se puede facilitar el desarrollo profesional, por ejemplo, dando la oportunidad de aprender un nuevo idioma u ofreciendo formación específica para el personal.

Es muy común usar plataformas online de formación para empresas, donde los trabajadores pueden adquirir o renovar sus conocimientos con técnicas tan motivadoras como la gamificación. Según una encuesta de Emeraude Escape, siete de cada diez empleados quieren que sus empresas les formen a través de la gamificación. 

Gamelearn es una empresa que transforma los cursos formativos en videojuegos para que los trabajadores puedan aprender de manera entretenida y divertida. Esta plataforma te permite crear tu propio videojuego de formación sin necesidad de tener conocimientos en programación. 

Como cada organización es única, te recomendamos que realices una encuesta de clima laboral, recojas sugerencias de tus empleados o que preguntes con frecuencia a los trabajadores su opinión, para así conocer de primera mano cuáles son las carencias respecto a sus necesidades.

4. Modificar conductas en el trabajo

Que determinadas formas de trabajar se arrastren desde mucho tiempo atrás, no significa que sean las correctas ni las más apropiadas para los tiempos actuales. 

El “ordeno y mando” cada vez es menos efectivo y menos rentable. Estamos pasando de un liderazgo o dirección técnica a un liderazgo o dirección emocional que, a diferencia de la primera, presta atención adicional a los intereses personales de los trabajadores. 

Es responsabilidad del directivo adoptar las decisiones necesarias para actualizar y modernizar las condiciones en que la empresa desarrolla su actividad: fomentar el trabajo en equipo, considerar al trabajador como un “cliente interno” que necesita saber qué y por qué hace las cosas, etc. 

“A mayor unión de empresa y trabajadores, mejores perspectivas de negocio.”

5. El valor del tiempo

Un trabajador debe tener una agenda e ir paso a paso, abordando y finalizando cada una de las tareas. Se dice que “el tiempo es oro” y en la empresa esa afirmación adquiere su máxima dimensión. 

Si directivos y trabajadores no son conscientes del valor del tiempo y de la necesidad de gestionarlo correctamente, será difícil alcanzar el éxito. Es necesaria una corresponsabilidad entre empresa y trabajadores.

Te dejamos algunas recomendaciones para optimizar más el tiempo:

• Crear listas de tareas pendientes. Cuando tienes muchas tareas, es probable que se te olvide realizar alguna, sobre todo las tareas más simples. Esto no te pasará si haces una lista de todas las tareas.

• Establecer prioridades en las tareas. Para saber cuáles son las tareas que debes terminar sí o sí te aconsejamos crear diferentes categorías para organizar las tareas, una forma muy visual son los colores. Cada color te indicará la importancia de la tarea, como por ejemplo Rojo (urgente), Naranja (importante) y Amarillo (puede esperar).

• Planificar con antelación. Te recomendamos que un día a la semana te dediques a planificar cada día y cada semana. Debes decidir cuándo harás cada tarea, organizándote para optimizar más tu rendimiento. Por ejemplo, si sabes que tienes que hacer una tarea que requiere de mucha concentración, puedes planificarla para primera hora, pudiendo dar tu 100%.

• Ser realista con los plazos. Cuando vayas a definir un plazo de entrega, debes pensar no solo en las tareas pendientes que debes realizar, sino también en los posibles imprevistos. Por lo tanto, marca plazos más amplios para evitar futuras complicaciones.

Para poder optimizar más el tiempo, te aconsejamos aplicar los consejos anteriores con una plataforma como Trello. La cual te permite gestionar proyectos y crear listas y tarjetas en tableros individuales o compartidos con tu equipo. Además podrás asignar tareas, fijar plazos, configurar calendarios y mucho más.

6. Fomentar la creatividad y la motivación

Repetir mecánicamente una tarea sin aportar inspiración y creatividad no es la mejor manera de contribuir a la eficiencia empresarial. Las medidas de conciliación y flexibilidad son, además de un derecho, un factor de mejora de la productividad.

¿Cómo puedo mantener motivados a mis empleados?

Adecuación al puesto de trabajo

Es fundamental tener un buen equipo de recursos humanos detrás para hacer el proceso de reclutamiento y selección, ya que para una excelente motivación laboral es imprescindible que el perfil del empleado esté adecuado al puesto de trabajo. Si tienes dificultades para encontrar el perfil ideal para alguna posición, también puedes externalizar esta tarea y dejarla en manos de una consultora de selección de personal, que te ahorrará tiempo y dolores de cabeza.

Compartir las metas con tus empleados

Los trabajadores desempeñan su labor de manera más eficiente cuando saben que los objetivos son reales. Por eso, comunicar las metas a los trabajadores de forma conjunta y personalizada resulta esencial para aumentar su implicación y compromiso. 

Aquí también entran en juego los incentivos, ya sean económicos, morales o en especie.

Implementar políticas sociales

Estas dependen de los valores de la empresa y de su responsabilidad social. Las más usuales tienen que ver con los planes para fomentar hábitos de alimentación saludables y deporte entre los trabajadores. También destaca, por ejemplo, el compromiso de la empresa con el medio ambiente. 

Con estas políticas consigues que los empleados se sientan orgullosos de permanecer en una compañía comprometida y que acudan a la oficina más motivados.

Un ejemplo de empresa con política social es Naturgy, con un modelo de negocio que está comprometido con el desarrollo sostenible de la sociedad, garantizando el suministro de energía competitiva, segura y con el máximo respeto al medio ambiente. 

“Teambuilding”

Una buena manera de motivar a los empleados es fomentando las actividades en equipo con iniciativas como el “Teambuilding”, es decir, actividades que buscan estrechar lazos entre los compañeros de equipo. 

Una buena opción es realizar un Escape Room para que todos los empleados trabajen conjuntamente. La empresa Emeraude Escape Game, líder dentro el mundo de diseñadores de Escape Games corporativos, da la posibilidad de realizarlos tanto de manera digital como física, además de poder crear Escape Room personalizados multilingües para grandes empresas con presencia internacional.

Estas iniciativas no tienen por qué ser juegos, sino que pueden ser sencillamente experiencias, como salir a tomar algo juntos una vez al mes. Estas pequeñas actividades conjuntas son muy efectivas para mejorar el clima laboral.

Si tienes empleados trabajando en remoto, también es importante mantenerlos motivados. ¿Te faltan ideas? En otro artículo te contamos cómo motivar a un equipo en teletrabajo.

7. Reuniones de trabajo sí, pero las justas

El orden del día laboral supone celebrar reuniones, pero sería recomendable que fueran más cortas y tuvieran una duración limitada. 

Convocar una reunión un poco antes de terminar la jornada, cuando los empleados ya están cansados es absurdo. Hay que hacerlas a primera hora de la mañana o de la tarde y centrarse en los temas prioritarios a tratar sin desviarse de los mismos. 

Antes de realizar cualquier reunión, es importante pensar si realmente es imprescindible. Pregúntate si es necesaria y, sobre todo, si hace falta que todos los asistentes invitados sean parte de ella. Si la respuesta a cualquiera de estas dos preguntas es negativa, plantea dejar la reunión para después, reorganizarla o incluso cancelarla y lidiar el asunto de otra manera más eficaz. 

Para que una reunión sea productiva, es muy importante que todos los asistentes participen; nadie debería ser solo oyente. Si observas que un empleado no está siendo muy participativo, procura preguntarle o invitarle a hacer su aportación sobre el tema que se está tratando. Cuando hay una participación activa, el ritmo cambia y la reunión se vuelve más productiva y dinámica. 

8. Racionalización horaria y productividad

Cuando se quiere obtener mayor productividad para ser más competitivo, muchos creen que basta con bajar salarios. Otros, en cambio, han comprobado que la implementación de medidas de racionalización horaria y conciliación ha supuesto para sus empresas un importante plus de productividad e implicación de los trabajadores. Y vale tanto para la gran empresa como para las PYMEs y autónomos.

Los horarios flexibles pueden ser una buena opción; un empleado será más productivo si puede disponer de su propio tiempo y organizarse como mejor considere, siempre dentro de unos límites lógicos. 

Esta flexibilidad puede ser, por ejemplo, dentro de los horarios de entrada y salida o en el tiempo de descanso. El 76% de los españoles manifiestan que lo que más valoran en un puesto de empleo es la posibilidad de tener horarios flexibles, según una encuesta realizada por Wave Application. Además, la flexibilidad es el futuro. Los millennials prefieren trabajos con horarios flexibles y jornadas laborales intensivas, así como poder organizar su tiempo de la forma que ellos consideren más oportuna, según un estudio de ForceManager.

La modernización del sistema laboral requiere de un esfuerzo por parte de los empresarios, pero solo será posible si se adoptan las medidas necesarias y de forma decisiva, entre ellas, la racionalización y humanización de los horarios.

9. Descanso en el trabajo, más que necesario

Si no descansas durante la jornada laboral, tu productividad se va a ver resentida tarde o temprano. Y con ella la calidad de tu trabajo. 

¿Por qué necesitas los descansos? Sencillamente porque tu cerebro necesita parar. El tiempo que puedes permanecer concentrado oscila entre los 90 y los 110 minutos, según Jesús C.Guillén, autor de la Escuela con cerebro. Una vez pasado este rato, el cansancio aumenta, la concentración baja y la productividad disminuye. 

Si no haces descansos, puede que escribas veinte mil palabras, pero seguramente tengas que borrar o corregir gran parte del texto. Es por ello que el reposo es tan importante para el incremento de la productividad. 

Conviene hacer varios descansos mientras trabajas, algunos cortos y otros más largos, para poder desconectar brevemente y ser capaz de rendir al 100%. 

Te aconsejamos trabajar durante hora y media o dos horas intercalando pequeños descansos de aproximadamente unos 5 minutos. Y, una vez transcurridos esos 110 minutos, hacer un descanso más largo, de unos diez o quince minutos. Esta táctica dará más resultado si durante los descansos te mueves del despacho o del sitio donde realizas tu trabajo, o si cambias de tarea cuando vuelves del descanso largo. 

¿Qué puedes hacer durante los descansos? Si se trata de descansos breves, puedes beber agua o alguna infusión, descansar la vista o incluso hacer ejercicios de estiramiento. Durante los descansos largos, puedes ir a comer, tomar un café con los compañeros o simplemente dar un pequeño paseo para estirar las piernas. 

Implantando estas propuestas verás que la productividad de tu equipo crece y que la relación de tus empleados con el trabajo y la empresa mejora. 

Aumentar la productividad de una empresa no solo tiene que ver con el volumen de trabajo, sino también con el estado emocional de tus empleados y la percepción que tienen de tu empresa. Estos deben sentirse a gusto y creer en la organización para dar lo mejor de ellos. Ten siempre en mente que la felicidad de tu trabajador se verá reflejada en tu productividad empresarial.